Het bepalen van de optimale kantoorruimte per werknemer is geen eenvoudige taak, maar het is nog steeds cruciaal voor het welzijn en de productiviteit van je team. De vraag is: Hoeveel ruimte heeft een werknemer echt nodig om efficiënt te kunnen werken en aan welke wettelijke vereisten moet worden voldaan?

‍

In dit artikel bekijken we met welke factoren u rekening moet houden om een comfortabele en wettelijk conforme werkomgeving te creëren. Daarbij kijken we naar de minimale wettelijke vereisten en beste praktijken voor kantoorplanning.

Wat is kantoorruimte?

Onder kantoorruimte wordt in het algemeen verstaan de ruimte die wordt gebruikt om in een kantoor te werken. Dit omvat echter niet alleen de klassieke werkplekken met bureaus en stoelen, maar ook een verscheidenheid aan andere ruimtes die het dagelijkse werk in uw bedrijf mogelijk maken.

‍

Denk aan vergaderruimtes, pauzeruimtes, ontvangstruimtes en zelfs de gangen die deze verschillende ruimtes met elkaar verbinden. Elk van deze ruimtes helpt om een productieve en aangename werkomgeving te creëren en wordt daarom beschouwd als een kantoorruimte. Kantoorruimte omvat dus veel meer dan alleen de directe werkplek van een werknemer.

Hoeveel kantoorruimte is er nodig per werknemer?

Veel kantoorruimte zorgt voor welzijn, creativiteit en productiviteit. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan — want royale kantoorruimte betekent hogere huur- en bedrijfskosten en mogelijk hogere uitgaven voor inrichting. Vooral voor kleine en middelgrote bedrijven is deze financiële last moeilijk te hanteren en is het belangrijk om om de kosten te verlagen.

‍

Hoewel ruime ruimtes meer bewegingsvrijheid bieden, kan waardevolle ruimte snel inefficiënt worden gebruikt zonder een goed doordachte ruimteplanning. Lege ruimtes en ongebruikte hoeken zijn een verspilling van middelen die niet mag worden onderschat en moet worden vermeden.

‍

Het welzijn van je medewerkers speelt immers ook een rol. Natuurlijk hebben je teams voldoende ruimte nodig om te floreren. Maar een te groot kantoor kan al snel onpersoonlijk en koud overkomen. Het is dus een kwestie van de juiste balans vinden: genoeg ruimte voor creativiteit en comfort, maar niet zozeer dat het leeg en somber lijkt.

‍

Het motto is dan ook: Met mate blijven. Een goed doordachte kantoorplanning die zowel voldoet aan de behoeften van uw medewerkers als aan de financiële en logistieke vereisten van uw bedrijf is de sleutel tot succes. U mag de volgende minimumvereisten echter niet negeren:

‍

Kantoorruimte per werknemer: Reglementen van de overheid

‍

De minimale grootte van kantoorruimte in Duitsland wordt geregeld door de werkplekverordening (ArbStätTV). Deze regeling zorgt ervoor dat uw werkplekken veilig zijn en de gezondheid van uw werknemers ten goede komen. De details zijn te vinden in de technische regels voor werkplekken ASR A1.2 „Ruimteafmetingen en bewegingsgebieden”.

‍

Deze regel bevat specifieke richtlijnen voor kantoorruimte per werknemer:

‍

• Individuele kantoren: Hier moet je minimaal 8 tot 10 vierkante meter per werkplek plannen.
• open kantoren en Kantoren in de open ruimte (400 vierkante meter of meer): Hier is de richtlijn 12 tot 15 vierkante meter per werkplek. Vergeet niet om extra ruimte in te plannen voor vergaderzalen en retraites.

‍

Het feit dat de benodigde ruimte per werknemer in kantoren met open ruimten zoveel groter is dan in individuele kantoren of mobiele kantoren, is te wijten aan het feit dat kantoren met een open indeling meer verkeersruimte nodig hebben. De toegenomen verstorende factoren moeten ook worden gecompenseerd door een grotere kantoorruimte per werknemer.

‍

Ongeacht welke activiteiten uw teams uitvoeren en hoeveel werknemers er in een kantoor werken — volgens de verordening mogen alleen kamers met een vloeroppervlak van ten minste 8 vierkante meter voor een werkplek en ten minste 6 vierkante meter voor elke extra ruimte worden gebruikt als werkruimte.

‍

Deze waarden houden overigens niet alleen rekening met de ruimte voor een bureau en stoel, maar ook met de bewegingsgebieden en afstanden die nodig zijn voor een prettige werkomgeving. De hoeveelheid kantoorruimte wordt ook in aanmerking genomen in de werkplekverordening:

‍

• tot 50 m²: minimaal 2,50 m
• meer dan 50 m²: minimaal 2,75 m
• meer dan 100 vierkante meter: minimaal 3,00 m
• meer dan 2000 m²: minstens 3,25 m²

‍

Hoe groter het kantoor, hoe hoger de kamers zouden moeten zijn.

‍

Maar vergeet niet: een goede werkomgeving is meer dan alleen voldoende ruimte. Het gaat om ergonomie, bewegingsvrijheid en het creëren van een omgeving waarin uw medewerkers zich prettig voelen en efficiënt kunnen werken.

Hoe bereken je de gemiddelde kantoorruimte per werknemer

Volg deze stappen om te berekenen hoeveel kantoorruimte je moet huren voor je team:

‍

1. Bepaal eerst het aantal werknemers dat op kantoor gaat werken. Houd ook rekening met toekomstige groei of seizoensschommelingen waarvoor mogelijk extra ruimte nodig is. Auch hybride werkmodellen moet hier worden overwogen.
2. Bepaal hoeveel ruimte er per werknemer nodig is in overeenstemming met de werkplekverordening. Denk ook aan je kantoorconcept (Flexkantoor enz.). Een typische kantoorruimte varieert van 10 tot 20 vierkante meter per werknemer.
3. Overweeg extra ruimte voor vergaderruimten, keukens, opslagruimten en andere gedeelde of gespecialiseerde ruimtes. Deze gebieden moeten aan de totale oppervlakte worden toegevoegd.
4. Vermenigvuldig het aantal werknemers met de gemiddelde oppervlakte per werknemer en tel de extra gebieden bij elkaar op.

Voorbeeldberekening

• Stel dat u 50 werknemers heeft.
• De gemiddelde oppervlakte per werknemer is 15 vierkante meter.
• De extra ruimtes (vergaderzalen, keukens, enz.) bedragen in totaal 200 vierkante meter.

Berekening:

‍

• Benodigde kantoorruimte = (50 werknemers × 15 m²) + 200 m²
• Benodigde kantoorruimte = 750 m² +200 m² = 950 m²

‍

Huur daarom 950 vierkante meter kantoorruimte om aan de behoeften van uw bedrijf en werknemers te voldoen.

Hoe het delen van bureaus kantoorruimte efficiënter kan maken

Met het delen van bureaus kunt u uw kantoorruimte aanzienlijk efficiënter maken. Omdat werkstations niet permanent worden toegewezen maar flexibel worden gebruikt door verschillende medewerkers, is het mogelijk om de bestaande kantoorruimte optimaal te benutten. Dit voorkomt dat dure werkplekken ongebruikt blijven wanneer werknemers in Kantoor aan huis, tijdens een zakenreis of in vakanties zijn.

‍

Desk sharing bevordert ook de samenwerking en communicatie in teams — want wanneer uw medewerkers regelmatig op verschillende plaatsen werken, komt u in contact met verschillende collega's en afdelingen. Dit leidt vaak tot meer creativiteit en innovatie, omdat je teams ideeën uitwisselen en nieuwe perspectieven krijgen.

‍

Om desk sharing effectief te implementeren, is een betrouwbare softwareoplossing essentieel. Hier komt Flexopus in het spel. Flexopus is een intuïtieve software voor het delen van bureaus die u helpt om uw kantoorruimte optimaal te organiseren.

Met Flexopus kunnen uw medewerkers gemakkelijk en eenvoudig stoelen boeken, of het nu op kantoor, in vergaderzalen of zelfs op parkeerplaatsen is. Het platform maakt indruk met een duidelijk overzicht van beschikbare plaatsen en stelt uw medewerkers in staat om eenvoudig via de app of webbrowser te boeken — zodat u altijd precies weet waar uw teamleden werken en wanneer.

‍

Een ander voordeel van Flexopus is de mogelijkheid om kantoorruimte te gebruiken door Slimme analyses om nauwkeurig te analyseren. Met deze gegevens kunt u gefundeerde beslissingen nemen en, indien nodig, aanpassingen doen om de efficiëntie verder te verhogen en kosten te besparen. Op deze manier heb je altijd overzicht en kun je ervoor zorgen dat je kantoorruimte optimaal wordt gebruikt.