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Microsoft Outlook Add-In
With the Outlook Add-in, you can access Flexopus site plans and attributes directly in Outlook to find resources more efficiently.
Wie funktioniert das Flexopus Outlook-Add-In?
Das Add-In von Flexopus kann als eine Ergänzung für den bestehenden Buchungsprozess für Räume verwendet werden.
- Suche von Räumen nach vorkonfigurierte Merkmalen (Name, Equipment, Büro, Kapazität)
- Postionen des Besprechungsraumes in der Kartenansicht
- Auswertung der Raumbelegungen durch die Microsoft-Graph-API-Anbindung
In dem Buchungsprozess von Besprechungen wird das Add-In von Flexopus auf der rechten Seite in einem iFrame geöffnet. Die Authentifizierung in der Anwendung läuft unabhängig von Outlook ab. Sie müssen sich mit Ihrem Flexopus-Login einloggen.
Die folgenden Funktionen sind nach der Authentifizierung des Plugins möglich:
- Login-Auswahl
Kundeninstanzen verfügen über getrennte Datenbanken und getrennte Login-URLs, dementsprechend müssen Sie das Plugin mit Ihrer Instanz durch eine URL verknüpfen. - Authentifizierung mit einem Microsoft Account
Sie können sich mit Microsoft Azure AD (über SAML2), Microsoft O365 (über OAuth2.0) oder mit einer E-Mail- und Passwort-Kombination von Flexopus autorisieren. - Suche von Besprechungsräumen
In dem Plugin werden alle verknüpften Besprechungsräume von Microsoft und Flexopus aufgelistet. Die Besprechungsräume können nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
- Name
- Gebäude
- Anzahl Personen
- Ausstattungsmerkmale - Auswahl von Besprechungsräumen
Sie können Besprechungsräume direkt in dem Plugin auswählen. Das Plugin sorgt dafür, dass die E-Mail-Adresse automatisch auch bei den Teilnehmern hinzugefügt wird. Sie müssen sich die E-Mail-Adresse nicht merken. Alternativ können Sie auch die E-Mail-Adresse bei Outlook direkt eingeben. In diesem Fall erkennt Flexopus die verknüpfte E-Mail-Adresse automatisch und wählt den Besprechungsraum in dem Plugin aus. - Detailansicht von Besprechungsräumen (inkl. Kartenansicht)
Mit dem Plugin können Sie alle bei Flexopus hinterlegten Metadaten des Besprechungsraums in Outlook anzeigen. Folgende Daten sind einsehbar:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Beschreibung
- maximale Kapazität
- Adresse
- Zugeordnetes Gebäude
- Ausstattungsmerkmal(e)
- Lageplan / Kartenansicht
Über Microsoft Outlook
Microsoft Outlook ist eine umfassende Lösung für E-Mail-Verwaltung, Kalenderplanung, Kontakte und Aufgaben, die sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen konzipiert ist. Es ermöglicht Nutzern, effizient zu kommunizieren, Termine und Besprechungen zu organisieren, Aufgaben zu verwalten und Kontakte zu pflegen – alles an einem Ort. Mit integrierten Sicherheitsfunktionen, die den Schutz Ihrer Daten gewährleisten, und der Möglichkeit, zahlreiche Add-Ins zu integrieren, passt sich Outlook flexibel an die individuellen Bedürfnisse der Nutzer an und steigert die Produktivität durch eine intuitive Benutzeroberfläche.
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