Registrazione digitale del tempo

Fino a non molto tempo fa la registrazione dell’orario di lavoro in Germania non era ancora regolamentata in modo rigido. Di fatto, la registrazione digitale del tempo di lavoro è stata introdotta solo nel 2022, in seguito a una sentenza del Tribunale federale del lavoro (BAG). In precedenza, esisteva solo l'obbligo di registrare gli straordinari e di lavorare la domenica. Tuttavia, dopo la sentenza del Tribunale federale del lavoro, l'obbligo di registrare l'orario di lavoro è diventato giuridicamente vincolante e le aziende devono garantire che i propri dipendenti rispettino gli orari di pausa, non superino l'orario di lavoro concordato contrattualmente e lo registrino digitalmente.

In questo articolo del blog scoprirete esattamente cosa prevede la legge sulla registrazione digitale degli orari di lavoro, se esiste un'app per la registrazione digitale degli orari e a chi si applica l'obbligo di registrare le ore di lavoro e in quale forma.

Che cosa è la registrazione digitale del tempo?

La registrazione digitale delle ore non è altro che ciò che suggerisce il nome: la registrazione delle ore di lavoro nello spazio digitale. Tuttavia, ci sono alcune linee guida che sono legate alle dimensioni dell'azienda. 

Ad esempio, fino al 2027 le aziende con meno di dieci dipendenti potranno ancora registrare le ore di lavoro in modo analogico, ovvero con carta e penna, mentre dallo scorso anno le aziende con più di 2.500 dipendenti sono tenute ad abilitare la registrazione digitale delle ore per i propri dipendenti.

Il motivo per cui prima o poi tutti dovranno passare alla registrazione digitale del tempo è semplice: per una tutela trasparente dei dipendenti. Nell'ambiente digitale è molto più facile tenere traccia di quando, quali ore di lavoro sono state prenotate, da chi e come. 

Obbligo di registrazione delle ore di lavoro: a cosa devono fare attenzione le aziende?

La registrazione digitale delle presenze è essenziale per le aziende perché è obbligatoria per legge e mira a creare un ambiente di lavoro equo. Secondo la legge sull'orario di lavoro, in Germania i dipendenti non possono generalmente lavorare più di otto ore al giorno. Inoltre, nel 2019 la Corte di giustizia europea ha stabilito che i datori di lavoro sono obbligati a introdurre un sistema di misurazione delle ore di lavoro giornaliere. La legge sul salario minimo prevede inoltre la registrazione precisa delle ore di lavoro in determinati settori.

Le aziende devono registrare l'inizio, la fine e le pause delle ore di lavoro giornaliere, manualmente, elettronicamente o tramite cartellino. È inoltre importante che i dipendenti possano visualizzare il proprio orario di lavoro e segnalare eventuali errori. In questo caso la protezione dei dati è fondamentale e i dati non solo devono essere conservati in modo sicuro, ma anche conservati per due anni.

La flessibilità è richiesta nei modelli di orario flessibile, dai lavoratori part-time, dai mini-jobber e dagli uffici domestici. Condizioni quadro chiare e soluzioni tecniche come Flexopus facilitano la raccolta dei dati. Anche una formazione regolare e una comunicazione chiara sulle normative relative all'orario di lavoro contribuiscono a garantire il corretto utilizzo dei sistemi. Audit e revisioni garantiscono che tutti i requisiti siano soddisfatti.

Un corretto rilevamento dell'orario di lavoro non è quindi solo necessario ai fini legali, ma garantisce anche una cultura del lavoro equa e trasparente. 

Vantaggi della registrazione digitale del tempo

La registrazione digitale delle presenze offre numerosi vantaggi che risultano di grande beneficio sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Ecco i vantaggi più importanti in un elenco chiaro:

Precisione e trasparenza

• I sistemi digitali registrano le ore di lavoro in modo preciso e in tempo reale.
• Riduzione al minimo degli errori e delle manipolazioni rispetto ai metodi manuali.
• Maggiore affidabilità dei dati raccolti.

Riduzione dello sforzo amministrativo

• Automazione della registrazione, revisione e archiviazione delle ore di lavoro.
• Utilizzo più efficiente delle risorse umane.
• I dipendenti possono concentrarsi sui loro compiti principali anziché svolgere mansioni amministrative.

Alta flessibilità

• Adattabilità a diversi modelli di orario di lavoro, come orario flessibile, part-time e smart working.
• Le app mobili e i portali web consentono di registrare le ore di lavoro ovunque.
• Particolarmente utile per il personale sul campo e per chi lavora da remoto.

Sicurezza dei dati

• Archiviazione sicura dei dati relativi all'orario di lavoro.
• Conformità ai requisiti di protezione dei dati.
• Proteggi i dati sensibili dei dipendenti da accessi non autorizzati e usi impropri.

Conformità ai requisiti legali

• Supporto nel rispetto della legge sull'orario di lavoro e di altre leggi pertinenti.
• Verifica semplificata e gestione delle prove in caso di controlli o audit.
• Garantire l’equità e la tutela dei diritti dei lavoratori.

Analisi degli utenti di Flexopus

Dall'analisi dell'utente di Flexopus si possono trarre molte conclusioni interessanti e importanti sugli orari di lavoro dei dipendenti. Ecco alcuni estratti di analisi degli utenti che possono aiutarti a migliorare o implementare il monitoraggio del tempo nella tua azienda.

Ore medie giornaliere

In questo caso, il numero totale di ore di prenotazione al lavoro o in ufficio a casa viene preso in considerazione per ogni giorno della settimana e diviso per il numero di giorni del periodo selezionato. In questo modo otterrai la media delle ore lavorative giornaliere.

Giorni settimanali di lavoro in ufficio/da casa

Questa statistica riassume i giorni di prenotazione sul posto di lavoro o nell'ufficio domestico per ogni settimana nel periodo selezionato. Ciò aiuta a identificare il comportamento di utilizzo settimanale.

abbonamento stagionale

Il cartellino indica il numero di prenotazioni effettuate durante la settimana con una precisione di 60 minuti. Le prenotazioni Flex regolari e gli oggetti assegnati in modo permanente vengono conteggiati come uno. Questa statistica aiuta a vedere quando sono state effettuate la maggior parte delle prenotazioni.

Orari di ufficio giornalieri e di lavoro da casa

Questa metrica tiene traccia delle prenotazioni degli utenti per ogni giorno nel periodo di tempo selezionato. Aiuta a identificare i modelli di utilizzo quotidiano. 

Questi dati e analisi chiave aiutano inoltre la tua azienda a organizzare in modo efficiente la registrazione delle ore, a comprendere meglio il comportamento dei dipendenti in relazione ai giorni di lavoro in ufficio e in casa e a rispettare i requisiti legali per la registrazione delle ore.