Non è passato molto tempo da quando la registrazione dell'orario di lavoro non era ancora regolamentata con fermezza in Germania. In effetti, la registrazione digitale dell'orario di lavoro è stata introdotta solo nel 2022 a seguito di una sentenza del Tribunale federale del lavoro (BAG). In precedenza, c'era solo l'obbligo di registrare gli straordinari e il lavoro domenicale. Tuttavia, dopo la sentenza BAG, l'obbligo di registrare l'orario di lavoro è diventato giuridicamente vincolante e le aziende devono garantire che i propri dipendenti rispettino gli orari di pausa, non superino l'orario di lavoro concordato contrattualmente e li registrino digitalmente.

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In questo post del blog, puoi scoprire esattamente cosa dice la legge sulla registrazione digitale dell'orario di lavoro, se esiste un'app di registrazione digitale dell'ora e per chi si applica l'obbligo di registrare l'orario di lavoro in quale forma.

Cos'è la registrazione digitale dell'orario di lavoro?

In linea di principio, la registrazione digitale dell'orario di lavoro non è altro che ciò che già esprime il nome: registrazione dell'orario di lavoro nello spazio digitale. Tuttavia, ci sono alcune linee guida legate alle dimensioni delle aziende.

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Ad esempio, le aziende con meno di dieci dipendenti possono ancora registrare l'orario di lavoro in formato analogico, cioè con carta e penna, fino al 2027, mentre le aziende con più di 2.500 dipendenti hanno dovuto rendere possibile la registrazione digitale dell'orario di lavoro per i propri dipendenti dall'anno scorso.

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Ma il motivo per cui prima o poi tutti dovranno passare alla registrazione digitale dell'orario di lavoro è semplice: proteggere i dipendenti in modo comprensibile. Nell'ambiente digitale, è molto più facile capire quando quali orari di lavoro sono stati prenotati da chi e come.

Obbligo di registrazione dell'orario di lavoro: a cosa devono prestare attenzione le aziende?

La registrazione digitale dell'orario di lavoro è essenziale per le aziende, poiché è richiesta dalla legge e ha lo scopo di creare un ambiente di lavoro equo. Secondo la legge sull'orario di lavoro, i dipendenti in Germania non sono generalmente autorizzati a lavorare più di otto ore al giorno. Inoltre, la Corte di giustizia europea ha stabilito nel 2019 che i datori di lavoro sono tenuti a introdurre un sistema per misurare l'orario di lavoro giornaliero. La legge sul salario minimo richiede anche una registrazione precisa dell'orario di lavoro in determinati settori.

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Le aziende devono registrare l'inizio, la fine e le interruzioni dell'orario di lavoro giornaliero, manualmente, elettronicamente o con un timbro. È inoltre importante che i dipendenti possano visualizzare l'orario di lavoro e segnalare gli errori. La protezione dei dati è essenziale in questo caso e i dati non devono solo essere archiviati in modo sicuro, ma devono anche essere conservati per due anni.

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La flessibilità è richiesta nei modelli a orario flessibile, nei lavoratori part-time, nei mini-jobber e nel lavoro da casa. Condizioni quadro chiare e soluzioni tecniche come Flexopus facilitano la registrazione. Anche una formazione regolare e una comunicazione chiara delle norme sull'orario di lavoro aiutano a utilizzare correttamente i sistemi. Gli audit e le revisioni assicurano che tutti i requisiti siano soddisfatti.

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La corretta registrazione dell'orario di lavoro è quindi non solo necessaria in termini di legge, ma garantisce anche un cultura del lavoro equa e trasparente.

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Vantaggi della registrazione digitale dell'orario di lavoro

La registrazione digitale dell'orario di lavoro offre numerosi vantaggi che sono di grande beneficio sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Ecco i vantaggi più importanti in un elenco conciso:

1. Precisione e trasparenza

• I sistemi digitali registrano le ore di lavoro in modo preciso e in tempo reale.
• Riduci al minimo gli errori e le manipolazioni rispetto ai metodi manuali.
• Maggiore affidabilità dei dati raccolti.

2. Sforzo amministrativo ridotto

• Automatizza la registrazione, la revisione e l'archiviazione delle ore lavorative.
• Uso più efficiente delle risorse umane.
• I dipendenti possono concentrarsi sulle loro attività principali invece di svolgere attività amministrative.

3. Elevata flessibilità

• Adattabilità a diversi modelli di orario di lavoro come orario flessibile, part-time e home office.
• Le app mobili e i portali web consentono di registrare l'orario di lavoro da qualsiasi luogo.
• Particolarmente conveniente per chi lavora sul campo e chi lavora da remoto.

4. Sicurezza dei dati

• Archiviazione sicura dei dati sull'orario di lavoro.
• Conformità ai requisiti di protezione dei dati.
• Protezione dei dati sensibili dei dipendenti da accessi non autorizzati e usi impropri.

5. Conformità ai requisiti legali

• Assistenza nel rispetto della legge sull'orario di lavoro e di altre normative pertinenti.
• Verifica e verifica agevolate in caso di controlli o audit.
• garantire l'equità e la protezione dei diritti dei lavoratori.

Analisi degli utenti Flexopus

L'analisi degli utenti di Flexopus consente di trarre molte conclusioni interessanti e rilevanti sugli orari di lavoro dei dipendenti. Ecco alcuni estratti dall'analisi che possono aiutare a migliorare o implementare il monitoraggio del tempo nella vostra azienda.

1. Ore medie giornaliere

Qui viene visualizzata la somma delle ore di prenotazione al lavoro o in ufficio per ogni giorno della settimana e divisa per il numero di giorni nel periodo selezionato. In questo modo si ottiene l'orario lavorativo giornaliero medio.

2. Giorni settimanali di ufficio/home office

Queste statistiche riassumono i giorni di prenotazione al lavoro o in ufficio a casa per ogni settimana nel periodo selezionato. Questo aiuta a identificare i modelli di utilizzo settimanali.

Scheda 3a volta

La scheda oraria mostra il numero di prenotazioni durante la settimana con una precisione di 60 minuti. Le normali prenotazioni Flex e gli oggetti assegnati in modo permanente vengono conteggiati ciascuno come uno. Queste statistiche ti aiutano a vedere quando è stato effettuato il maggior numero di prenotazioni.

4. Orario giornaliero di ufficio e ufficio a casa

Questa cifra chiave tiene traccia delle prenotazioni degli utenti per ogni giorno nel periodo selezionato. Aiuta a identificare i modelli di utilizzo giornalieri.

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Questi dati chiave e queste analisi aiutano anche la vostra azienda a registrare in modo efficiente l'orario di lavoro, a comprendere meglio il comportamento dei dipendenti per quanto riguarda i giorni di ufficio e di ufficio a casa e a rispettare i requisiti legali per la registrazione dell'orario di lavoro.