Es ist noch nicht allzu lange her, als die Arbeitszeiterfassung in Deutschland noch nicht fest geregelt war. Tatsächlich ist die digitale Arbeitszeiterfassung erst im Jahr 2022 nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) eingeführt worden. Zuvor galt lediglich eine Pflicht zur Aufzeichnung von Überstunden und Arbeiten an Sonntagen. Seit dem Urteil des BAG ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aber rechtsbindend und Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Mitarbeitenden Pausenzeiten einhalten, ihre vertraglich festgeschriebenen Arbeitszeiten nicht überschreiten und diese digital festhalten.

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Was genau das digitale Arbeitszeiterfassung Gesetz sagt, ob es eine digitale Zeiterfassung App gibt und für wen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in welcher Form gilt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist die digitale Arbeitszeiterfassung?

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist im Prinzip nichts weiter als das, was der Name bereits ausdrückt: eine Erfassung der Arbeitszeit im digitalen Raum. Es gibt jedoch gewisse Richtlinien, die an die Größe der Unternehmen gekoppelt sind. 

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So dürfen Unternehmen mit unter zehn Mitarbeitenden bspw. noch bis 2027 Arbeitszeiterfassung analog, also mit Stift und Papier durchführen, während Unternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitenden bereits seit letztem Jahr zwingendermaßen die digitale Arbeitszeiterfassung für ihre Mitarbeitenden möglich machen müssen.

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Der Grund, weshalb aber früher oder später alle auf die digitale Arbeitszeiterfassung umschwenken müssen, ist ein einfacher: zum nachvollziehbaren Schutz der Mitarbeitenden. Im digitalen Umfeld ist es deutlich einfacher nachzuvollziehen, wann welche Arbeitszeiten von wem wie gebucht worden sind. 

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Auf was müssen Unternehmen achten?

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist essenziell für Unternehmen, da sie gesetzlich vorgegeben ist und eine faire Arbeitsumgebung schaffen soll. Laut dem Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmende in Deutschland grundsätzlich nicht mehr als acht Stunden täglich arbeiten. Zudem hat der Europäische Gerichtshof 2019 entschieden, dass Arbeitgebende dazu verpflichtet sind, ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Auch das Mindestlohngesetz erfordert in bestimmten Branchen eine genaue Arbeitszeiterfassung.

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Unternehmen müssen Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit erfassen – manuell, elektronisch oder per Stempelkarte. Wichtig ist auch, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten einsehen und Fehler melden können. Datenschutz ist hierbei essenziell und die Daten müssen nicht nur sicher gespeichert, sondern auch für zwei Jahre aufbewahrt werden.

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Flexibilität ist in Gleitzeitmodellen, bei Teilzeitkräften, Minijobbern und im Homeoffice gefragt. Klare Rahmenbedingungen und technische Lösungen wie bspw. Flexopus erleichtern die Erfassung. Regelmäßige Schulungen und klare Kommunikation der Arbeitszeitregelungen helfen zusätzlich, die Systeme korrekt zu nutzen. Audits und Überprüfungen stellen sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden.

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Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist also nicht nur in Bezug auf das Gesetz notwendig, sondern sorgt auch für eine faire und transparente Arbeitskultur. 

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Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung

Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von großem Nutzen sind. Hier sind die wichtigsten Vorteile in einer übersichtlichen Liste:

1. Genauigkeit und Transparenz

• Digitale Systeme erfassen Arbeitszeiten präzise und in Echtzeit.
• Minimierung von Fehlern und Manipulationen im Vergleich zu manuellen Methoden.
• Erhöhte Zuverlässigkeit der erfassten Daten.

2. Reduzierter administrativer Aufwand

• Automatisierung der Erfassung, Überprüfung und Archivierung von Arbeitszeiten.
• Effizientere Nutzung der Personalressourcen.
• Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt administrative Tätigkeiten auszuführen.

3. Hohe Flexibilität

• Anpassbarkeit an verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Teilzeit und Homeoffice.
• Mobile Apps und Webportale ermöglichen die Erfassung von Arbeitszeiten von überall.
• Besonders praktisch für Außendienstmitarbeiter und Remote-Arbeiter.

4. Sicherheit der Daten

• Sichere Speicherung der Arbeitszeitdaten.
• Erfüllung der Anforderungen des Datenschutzes.
• Schutz sensibler Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch.

5. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

• Unterstützung bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes und anderer relevanter Gesetze.
• Erleichterte Überprüfung und Nachweisführung im Falle von Kontrollen oder Audits.
• Gewährleistung der Fairness und des Schutzes der Arbeitnehmerrechte.

Nutzeranalyse von Flexopus

Mit der Nutzeranalyse von Flexopus können viele interessante und wichtige Rückschlüsse auf die Arbeitszeit der Angestellten gezogen werden. Hier sind ein paar Auszüge der Nutzeranalyse, die dabei helfen können, das Zeittracking in Ihrem Unternehmen zu verbessern oder zu implementieren.

1. Durchschnittliche tägliche Stunden

Hier wird die Summe der Reservierungsstunden am Arbeitsplatz oder im Home-Office für jeden Tag der Woche betrachtet und durch die Anzahl der Tage im ausgewählten Zeitraum geteilt. So erhalten Sie die durchschnittlichen täglichen Arbeitsstunden.

2. Wöchentliche Büro-/Home-Office-Tage

Diese Statistik summiert die Reservierungstage am Arbeitsplatz oder im Home-Office für jede Woche im ausgewählten Zeitraum. Das hilft dabei, ein wöchentliches Nutzungsverhalten zu erkennen.

3. Zeitkarte

Die Zeitkarte zeigt die Anzahl der Reservierungen während der Woche mit einer Genauigkeit von 60 Minuten an. Normale Flex-Reservierungen und fest zugewiesene Objekte werden jeweils als eins gezählt. Diese Statistik hilft zu sehen, wann die meisten Reservierungen vorgenommen wurden.

4. Tägliche Büro- und Home-Office-Zeiten

Diese Kennzahl verfolgt die Benutzerreservierungen für jeden Tag im ausgewählten Zeitraum. Sie hilft dabei, tägliche Nutzungsmuster zu erkennen. 

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Diese Kennzahlen und Analysen unterstützen auch Ihr Unternehmen dabei, die Arbeitszeiterfassung effizient zu gestalten, das Verhalten der Mitarbeitenden im Hinblick auf Büro- und Home-Office-Tage besser zu verstehen und gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen.

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