Il n'y a pas si longtemps, l'enregistrement du temps de travail n'était pas encore fermement réglementé en Allemagne. En fait, l'enregistrement numérique du temps de travail n'a été introduit qu'en 2022 à la suite d'une décision du Tribunal fédéral du travail (BAG). Auparavant, il n'y avait qu'une obligation d'enregistrer les heures supplémentaires et de travailler le dimanche. Cependant, depuis la décision du BAG, l'obligation d'enregistrer le temps de travail est devenue juridiquement contraignante et les entreprises doivent s'assurer que leurs employés respectent les temps de pause, ne dépassent pas les heures de travail convenues contractuellement et les enregistrent numériquement.

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Dans cet article de blog, vous pouvez découvrir exactement ce que dit la loi sur l'enregistrement numérique du temps de travail, s'il existe une application d'enregistrement numérique du temps de travail et à qui l'obligation d'enregistrer le temps de travail s'applique sous quelle forme.

Qu'est-ce que l'enregistrement numérique du temps de travail ?

En principe, l'enregistrement numérique du temps de travail n'est rien d'autre que ce que son nom exprime déjà : l'enregistrement du temps de travail dans l'espace numérique. Cependant, certaines directives sont liées à la taille des entreprises.

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Par exemple, les entreprises de moins de dix employés sont toujours autorisées à enregistrer le temps de travail sous forme analogique, c'est-à-dire avec un stylo et du papier, jusqu'en 2027, tandis que les entreprises de plus de 2 500 employés doivent rendre possible l'enregistrement numérique du temps de travail pour leurs employés de cette manière depuis l'année dernière.

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Mais la raison pour laquelle tout le monde devra passer tôt ou tard à l'enregistrement numérique du temps de travail est simple : protéger les employés de manière compréhensible. Dans l'environnement numérique, il est beaucoup plus facile de comprendre quand quelles heures de travail ont été réservées par qui et comment.

Obligation d'enregistrer les heures de travail : à quoi les entreprises doivent-elles faire attention ?

L'enregistrement numérique du temps de travail est essentiel pour les entreprises, car il est exigé par la loi et vise à créer un environnement de travail équitable. Selon la loi sur les heures de travail, les employés en Allemagne ne sont généralement pas autorisés à travailler plus de huit heures par jour. En outre, la Cour de justice de l'Union européenne a statué en 2019 que les employeurs étaient tenus de mettre en place un système de mesure des heures de travail quotidiennes. La loi sur le salaire minimum exige également un enregistrement précis du temps de travail dans certains secteurs.

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Les entreprises doivent enregistrer le début, la fin et les pauses des heures de travail quotidiennes, manuellement, électroniquement ou à l'aide d'une carte à timbres. Il est également important que les employés puissent consulter leurs heures de travail et signaler les erreurs. La protection des données est essentielle à cet égard et les données doivent non seulement être stockées en toute sécurité, mais doivent également être conservées pendant deux ans.

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La flexibilité est requise dans les modèles d'horaires flexibles, les travailleurs à temps partiel, les mini-jobbers et le travail à domicile. Des conditions-cadres claires et des solutions techniques telles que Flexopus facilitent l'enregistrement. Une formation régulière et une communication claire des réglementations relatives au temps de travail contribuent également à une utilisation correcte des systèmes. Les audits et les examens garantissent que toutes les exigences sont respectées.

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L'enregistrement correct du temps de travail n'est donc pas seulement une exigence légale, mais il garantit également une culture de travail équitable et transparente.

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Avantages de l'enregistrement numérique du temps de travail

L'enregistrement numérique du temps de travail offre de nombreux avantages qui profitent tant aux employeurs qu'aux employés. Voici les avantages les plus importants dans une liste concise :

1. Précision et transparence

• Les systèmes numériques enregistrent les heures de travail avec précision et en temps réel.
• Minimisez les erreurs et les manipulations par rapport aux méthodes manuelles.
• Fiabilité accrue des données collectées.

2. Effort administratif réduit

• Automatisez l'enregistrement, la révision et l'archivage des heures de travail.
• Utilisation plus efficace des ressources humaines.
• Les employés peuvent se concentrer sur leurs tâches principales au lieu de s'occuper de tâches administratives.

3. Flexibilité élevée

• Adaptabilité à différents modèles de temps de travail tels que les horaires flexibles, le temps partiel et le télétravail.
• Les applications mobiles et les portails Web permettent d'enregistrer les heures de travail où que vous soyez.
• Particulièrement pratique pour les travailleurs sur le terrain et les télétravailleurs.

4. Sécurité des données

• Stockage sécurisé des données relatives au temps de travail.
• Conformité aux exigences en matière de protection des données.
• Protéger les données sensibles des employés contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive.

5. Conformité aux exigences légales

• Assistance pour se conformer à la loi sur les heures de travail et à d'autres lois pertinentes.
• Vérification facilitée et vérification en cas de contrôles ou d'audits.
• garantir l'équité et la protection des droits des travailleurs.

Analyse des utilisateurs de Flexopus

Grâce à l'analyse des données des utilisateurs de Flexopus, de nombreuses conclusions intéressantes et importantes peuvent être tirées sur les habitudes de travail des employés. Voici quelques extraits d'analyses d'utilisateurs qui peuvent aider à améliorer ou à mettre en œuvre le suivi du temps dans votre entreprise.

1. Heures journalières moyennes

Ici, la somme des heures réservées au travail ou au bureau à domicile pour chaque jour de la semaine est visualisée et divisée par le nombre de jours de la période sélectionnée. C'est ainsi que vous obtenez la moyenne des heures de travail quotidiennes.

2. Journées hebdomadaires au bureau et à domicile

Ces statistiques résument les jours de réservation au travail ou au bureau à domicile pour chaque semaine de la période sélectionnée. Cela permet d'identifier les habitudes d'utilisation hebdomadaires.

3. Carte de chronométrage

La carte horaire indique le nombre de réservations effectuées au cours de la semaine avec une précision de 60 minutes. Les réservations Flex normales et les objets attribués de façon permanente sont comptés comme un seul. Ces statistiques vous permettent de savoir quand le plus grand nombre de réservations ont été effectuées.

4. Horaires quotidiens du bureau et du bureau à domicile

Ce chiffre clé permet de suivre les réservations des utilisateurs pour chaque jour de la période sélectionnée. Il permet d'identifier les habitudes d'utilisation quotidiennes.

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Ces chiffres et analyses clés aident également votre entreprise à enregistrer efficacement le temps de travail, à mieux comprendre le comportement des employés en ce qui concerne les jours de bureau et de télétravail et à se conformer aux exigences légales en matière d'enregistrement du temps de travail.