Nog niet zo lang geleden was de registratie van de werktijden in Duitsland nog niet stevig gereguleerd. In feite werd digitale werktijdregistratie pas in 2022 ingevoerd na een uitspraak van de federale arbeidsrechtbank (BAG). Voorheen was er alleen een verplichting om overuren te registreren en op zondag te werken. Sinds de BAG-uitspraak is de verplichting om de arbeidstijd vast te leggen echter wettelijk bindend geworden en moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers zich aan de pauzetijden houden, hun contractueel overeengekomen werkuren niet overschrijden en deze digitaal vastleggen.

‍

In deze blogpost leest u precies wat er in de Wet digitale werktijdregistratie staat, of er een digitale tijdregistratie-app bestaat en voor wie in welke vorm de verplichting om werktijd vast te leggen geldt.

Wat is digitale werktijdregistratie?

Digitale werktijdregistratie is in principe niets meer dan wat de naam al verwoordt: het vastleggen van de werktijd in de digitale ruimte. Er zijn echter bepaalde richtlijnen die verband houden met de grootte van de bedrijven.

‍

Zo mogen bedrijven met minder dan tien werknemers tot 2027 nog steeds de werktijd in analoge vorm vastleggen, dus met pen en papier, terwijl bedrijven met meer dan 2.500 werknemers sinds vorig jaar op deze manier digitale werktijdregistratie voor hun werknemers mogelijk moeten maken.

‍

Maar de reden waarom iedereen vroeg of laat zal moeten overschakelen op digitale werktijdregistratie is eenvoudig: om werknemers op een begrijpelijke manier te beschermen. In de digitale omgeving is het veel gemakkelijker te begrijpen wanneer welke werkuren door wie zijn geboekt en hoe.

Verplichting om werktijden te registreren: Waar moeten bedrijven op letten?

Digitale registratie van de werktijd is essentieel voor bedrijven, omdat dit wettelijk verplicht is en bedoeld is om een eerlijke werkomgeving te creëren. Volgens de Arbeidstijdenwet mogen werknemers in Duitsland over het algemeen niet meer dan acht uur per dag werken. Daarnaast oordeelde het Europese Hof van Justitie in 2019 dat werkgevers verplicht zijn een systeem in te voeren voor het meten van de dagelijkse werkuren. De wet op het minimumloon vereist ook een nauwkeurige registratie van de arbeidstijd in bepaalde sectoren.

‍

Bedrijven moeten het begin, het einde en de pauzes van de dagelijkse werkuren registreren — handmatig, elektronisch of met een stempelkaart. Het is ook belangrijk dat werknemers hun werktijden kunnen inzien en fouten kunnen melden. Gegevensbescherming is hierbij essentieel en de gegevens moeten niet alleen veilig worden bewaard, maar moeten ook twee jaar worden bewaard.

‍

Flexibiliteit is vereist in flexibele werkmodellen, deeltijdwerkers, mini-jobbers en thuiswerken. Duidelijke randvoorwaarden en technische oplossingen zoals Flexopus maken het opnemen eenvoudiger. Regelmatige opleiding en duidelijke communicatie van de arbeidstijdregels helpen ook om de systemen correct te gebruiken. Audits en beoordelingen zorgen ervoor dat aan alle vereisten wordt voldaan.

‍

Een correcte registratie van werktijd is daarom niet alleen wettelijk verplicht, maar draagt ook bij aan een eerlijke en transparante werkcultuur.

Voordelen van digitale werktijdregistratie

Digitale werktijdregistratie biedt tal van voordelen die zowel werkgevers als werknemers ten goede komen. Dit zijn de belangrijkste voordelen in een beknopte lijst:

1. Nauwkeurigheid en transparantie

• Digitale systemen registreren de werkuren nauwkeurig en in realtime.
• Minimaliseer fouten en manipulaties in vergelijking met handmatige methoden.
• Verhoogde betrouwbaarheid van verzamelde gegevens.

2. Minder administratieve inspanningen

• Automatiseer de registratie, controle en archivering van werkuren.
• Efficiënter gebruik van menselijke hulpbronnen.
• Medewerkers kunnen zich concentreren op hun kerntaken in plaats van administratieve taken uit te voeren.

3. Hoge flexibiliteit

• Aanpassingsvermogen aan verschillende werktijdmodellen zoals flexibele werktijden, deeltijd en thuiskantoor.
• Mobiele apps en webportalen maken het mogelijk om overal werkuren vast te leggen.
• Vooral handig voor veldwerkers en thuiswerkers.

4. Beveiliging van gegevens

• Veilige opslag van werktijdgegevens.
• Naleving van de vereisten inzake gegevensbescherming.
• Bescherming van gevoelige werknemersgegevens tegen ongeoorloofde toegang en misbruik.

5. Naleving van wettelijke vereisten

• Hulp bij de naleving van de Arbeidstijdenwet en andere relevante wetgeving.
• Gefaciliteerde verificatie en verificatie in geval van controles of audits.
• het waarborgen van eerlijkheid en bescherming van de rechten van werknemers.

Flexopus-gebruikersanalyse

Met de gebruikersanalyse van Flexopus Over de werktijden van werknemers kunnen veel interessante en belangrijke conclusies worden getrokken. Hier zijn enkele fragmenten uit de gebruikersanalyse die kunnen helpen bij het verbeteren of implementeren van tijdregistratie in uw bedrijf.

1. Gemiddeld aantal uren per dag

Hier wordt de som van de reserveringsuren op het werk of in het thuiskantoor voor elke dag van de week bekeken en gedeeld door het aantal dagen in de geselecteerde periode. Zo kom je aan de gemiddelde dagelijkse werkuren.

2. Wekelijkse kantoor/kantoordagen aan huis

Deze statistieken geven een overzicht van de reserveringsdagen op het werk of in het thuiskantoor voor elke week in de geselecteerde periode. Dit helpt om wekelijkse gebruikspatronen te identificeren.

3e keer kaart

De tijdkaart toont het aantal reserveringen gedurende de week met een nauwkeurigheid van 60 minuten. Normale Flex-reserveringen en permanent toegewezen objecten worden elk als één beschouwd. Deze statistieken helpen je te zien wanneer de meeste reserveringen zijn gemaakt.

4. Dagelijkse kantooruren en kantooruren aan huis

Dit sleutelcijfer houdt de reserveringen van gebruikers bij voor elke dag in de geselecteerde periode. Het helpt om dagelijkse gebruikspatronen te identificeren.

‍

Deze kerncijfers en analyses helpen uw bedrijf ook om de werktijd efficiënt vast te leggen, om het gedrag van werknemers met betrekking tot kantoordagen en thuiswerkdagen beter te begrijpen en om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor het registreren van de werktijd.

‍