Leading from a distance: 5 tips for remote managers

Remote leadership is a skill that managers and team leaders need more than ever. According to Statista, 38% of all German employees find remote work convenient, and 51% would be willing to work from home at least once a week in 2021. Another survey found that 41% of Austrian employees prefer remote work over any other form of employment. In nearby Switzerland, the University of St. Gallen conducted a survey revealing that while only 25.8% of employees currently work remotely, nearly 50% of all jobs in the Swiss economy could be performed outside the office.

Below, we answer the question "What is remote leadership?" and show you how to manage teams scattered across the country and even the globe.

What is remote leadership?

‍Simply put, remote leadership means managing teams across different locations. Unlike in a traditional office, where team members can hold quick meetings at any time of day, remote leadership utilizes online tools, software, and platforms to delegate tasks, track performance, and achieve goals.

Remote management with Flexopus - the workplace management platform

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When leading remote employees, you must balance the needs of remote teams, the hybrid work environment, and team members who remain in the office. In such complex scenarios, desk sharing software like Flexopus can be an invaluable asset.

With Flexopus, you can manage workplace resources simply and efficiently, whether they are desks, meeting rooms, or parking spaces. Through intuitive and streamlined processes, Flexopus enables seamless coordination and utilization of available resources, significantly simplifying remote leadership.

Below, we take a look at some of the most common challenges in leading virtual teams.

Challenges of remote leadership

How can remote teams be led with maximum efficiency? This can be quite tricky, as leading teams from a distance involves overcoming challenges such as:

• Lack of trust due to the absence of face-to-face communication.
  
• Lack of goals, standards, and expectations.
  
• Inefficient time management.
  
• Frequent micromanagement.
  
• Lack of engagement among team members.

How can you lead virtual teams from a distance?

Now that this is clear, we will look at some of the most popular examples currently being implemented. To help you, our team has compiled some ideas, incorporating best practices for leading virtual teams:

1. When leading remotely, communicate more

The Swiss Federal Statistical Office has published data stating that only 39.6% of all Swiss employees who work remotely actually practice telework. In other words, the majority of remote workers do not use chats, conference calls, or other channels to communicate with the rest of the team.

It is the responsibility of leaders to prioritize communication over completing daily tasks. Even a short online briefing in the morning can work wonders, as it increases transparency and provides team members with important information they might otherwise forget.

The consulting firm Fierce, Inc. found that 86% of employees blame workplace failures on a lack of communication and collaboration, while 92% believe that a company's tendency to miss or extend deadlines negatively impacts overall results.

2. Remote Leadership erfordert klare Regeln und Ziele

Ohne persönlichen Kontakt kann es schwierig sein, ein Team zu führen. Die Führung auf Distanz erfordert von den ManagerInnen folgendes:

• Die verschiedenen Persönlichkeiten im Team und die von ihnen verwendeten Arbeitsmethoden anzuerkennen.
  
• Größere Ziele in kleinere Schritte aufteilen, die ohne Mikromanagement und ständige Anrufe erreicht werden können. Wenn das Team an langen und sinnlosen Online-Sitzungen teilnehmen muss, ist die Gefahr groß, dass es abschweift.
  
• Vereinbarkeit von Arbeit und Leben. Niemand möchte um 18.00 Uhr einen Zoom-Anruf tätigen, selbst wenn der Leiter dies für sehr praktisch hält.
  
• Konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis, nicht auf die Methode.
  
• Bei der Festlegung von Zielen sollten Sie die SMART-Technik anwenden. Ziele müssen spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.

3. Führen auf Distanz und Leistungsstandards

Eine der größten Herausforderungen bei der Führung auf Distanz ist die Entscheidung über die Leistung bestimmter Personen. Wie kann man schließlich wissen, ob ein/e MitarbeiterIn wirklich arbeitet, wenn man sie oder ihn nicht sehen kann? Auch hier sollte es um Ziele und nicht um Methoden gehen, und mit der Zunahme der Fernarbeit hat sich gezeigt, dass der Standort des Mitarbeitenden keinen Einfluss auf seine Produktivität hat.

Ein Bericht von Owl Labs zeigt:

• 70 % der Arbeitnehmer sagen, dass Online-Meetings weniger stressig sind.
  
• 64 % der Arbeitnehmer bevorzugen einen hybriden Arbeitsplatz.
  
• 83 % geben an, dass ihre Produktivität gestiegen ist.
  
• 55 % geben zu, mehr Stunden zu arbeiten.
  
• 75 % sagen, dass die Arbeit von zu Hause aus sie glücklicher macht.

In Anbetracht dessen müssen sich Führungskräfte, die von zu Hause aus arbeiten, wenig Sorgen machen. Dennoch liegt es in der Verantwortung der Führungskräfte, ihre Erwartungen klar zu formulieren, Grenzen zu setzen und alle Standards durchzusetzen, die sie auch in traditionellen Büros hätten. Denken Sie daran, dass 46 % der ArbeitnehmerInnen nicht wissen, was das Management von ihnen erwartet, und das ist nicht die Schuld der ArbeitnehmerInnen!

4. Bei der Führung von Remote Teams geht es um Coaching, nicht um Mikromanagement

Lassen Sie uns nun darüber sprechen, wie man FernmitarbeiterInnen führt. Auch wenn es noch so verlockend ist: Mikromanagement ist keine Lösung. Anstatt jeden Schritt des Prozesses zu kontrollieren, müssen Führungskräfte von Remote Teams einen Vertrauensvorschuss geben und ihr Team das tun lassen, was es am besten kann.

Mit dem Aufkommen der Telearbeit hat sich das Coaching zu einem beliebten Ansatz für ManagerInnen und TeamleiterInnen aller Art entwickelt. Im Gegensatz zu einem Mikro-Manager ist ein Coach:

1. Er hilft den MitarbeiterInnen, ihre Leistung zu steigern, anstatt sich beurteilt zu fühlen.

2. Er steigert das Engagement, die Kreativität und die Innovation der Mitarbeitenden.

3. Hält die Dinge unter Kontrolle, ohne sich über Kleinigkeiten aufzuregen.

4. Steigert die Produktivität, anstatt immer wieder dasselbe zu tun.

5. Verbessert die Kommunikation in beide Richtungen.

5. Ergebnisse vs. "Online bleiben": Ein Gleichgewicht in der Führung von Remote Teams finden

Die Arbeit mit Remote-Teams erfordert ein hohes Maß an Vertrauen. Führungskräfte, die daran gewöhnt sind, ihre Teammitglieder acht Stunden am Stück zu sehen, könnten es nur schwer tolerieren, wenn diese offline gehen oder von ihrem Haus am Strand aus arbeiten, anstatt in den grauen Vororten.

Es ist also eindeutig an der Zeit, sich von der alten Idee zu verabschieden, die mehr auf Präsenz als auf Ergebnisse setzte. Das MIT Sloan behauptet, dass eine Belegschaft, die das Gefühl hat, dass ihr vertraut wird, 260 % motivierter ist, seltener abwesend ist und sich seltener nach einem anderen Arbeitsplatz umsieht. In Anbetracht der Tatsache, dass Mobiltelefone es jedem ermöglichen, ständig online zu sein, ist es an der Zeit, andere Maßstäbe zu finden, um die Ergebnisse richtig zu bewerten.