Nog maar twee decennia geleden had elk kantoor een speciale archiefkast met rijen kleurrijke mappen waarin de nodige papieren, projecten en documenten werden bewaard. Bovendien draaiden de printers van 9.00 tot 17.00 uur, liepen ze regelmatig vast, maakten ze vreemde geluiden en drukten ze meer pagina's af dan nodig was. Onnodig te zeggen dat er in een gemiddeld kantoor niet genoeg vuilnisbakken kunnen zijn! Met de komst van mobiele en online apps zijn papierloze kantoren de standaard geworden. In een papierloos kantoor hebben werknemers beperkte toegang tot printers en hebben digitale documenten voorrang op papieren exemplaren. Maar is het papierloze kantoor gewoon een modeverschijnsel of het nieuwe normaal?

Waar komt het idee vandaan om het kantoor te digitaliseren?

Papierloze kantoren zijn een direct product van de papierloze beweging. Het idee werkt Frederick Wilfrid Lancaster terug, die al in 1978 voorspelde dat alle communicatie op papier zou worden vervangen door digitale formaten. Het belangrijkste doel van een papierloos kantoor is om de behoefte aan goede oude pen en papier (of papier en printer) te minimaliseren of volledig te elimineren. De digitalisering is in dergelijke kantoren ver gevorderd en werknemers worden aangemoedigd om e-mails, interne berichtensystemen, gedeelde bestanden die zijn opgeslagen in de cloud en apps voor tijdbeheer niet alleen te gebruiken om met elkaar te communiceren, maar ook om aan projecten te werken en doelen te bereiken.

Papiergebruik in kantoren in cijfers

Het opzetten van een papiervrij kantoor wordt nog belangrijker als we naar de cijfers kijken:

‍

• Volgens sommige statistieken verbruikt een gemiddelde werknemer in een traditioneel kantoor elk jaar ongeveer 10.000 vellen printerpapier.
• 45% van alle kantoorpapieren komt aan het einde van de dag terecht in de vuilnisbak.
• Het beoordelen van papieren dossiers kan tot 40% van de werktijd in beslag nemen.
• 20% van alle printopdrachten wordt nooit uit de printer gehaald, maar gewoon achtergelaten totdat ze worden weggegooid.
• 80% van alle bedrijven wil vooruit papierloos werk.

De 7 belangrijkste voordelen van een papierloos kantoor

De opkomst van computers en apps voor tijdbeheer heeft veel voordelen opgeleverd voor de werkcultuur. De overstap naar een papierloos kantoor biedt tal van voordelen ten opzichte van het traditionele kantoor:

‍

1. Veiligheid: De toegang tot digitale documenten kan eenvoudig worden aangepast en alleen worden beperkt tot verantwoordelijke werknemers. Daarnaast is het eenvoudig om alle wijzigingen bij te houden, wat het verantwoordelijkheidsgevoel vergroot.

2. Kostenefficiëntie: Printers, inktpatronen en papier kosten geld. Bovendien werken printers zelden goed, zijn ze vaak verstopt en hebben ze regelmatig onderhoud nodig.

3. Milieuvriendelijk: Het gebruik van papier heeft een hoge prijs voor het milieu. Het vermijden van papier helpt om bossen te beschermen en om de CO2-voetafdruk te verkleinen.

4. Verhoogde efficiëntie: In een papierloos kantoor betekent „een kijkje” precies dat: een snel toegankelijke weergave van een digitaal document zonder onnodig tijd en middelen te verspillen.

5. Eenvoudigere samenwerking: Als je digitale documenten gebruikt in plaats van papieren documenten, kan iedereen een bijdrage leveren en tegelijkertijd het bestand netjes en opgeruimd houden.

6. Bespaart ruimte: Door bestanden op te slaan in de cloud kunnen bedrijven geld besparen omdat ze kleinere ruimtes kunnen huren.

7. Betere toegankelijkheid: Met digitale apps en opslagclouds heb je 24/7 toegang tot alle documenten, waar je ook bent.

Wat zijn de nadelen van een papierloos kantoor?

Niet iedereen is blij met het idee van een papierloos kantoor. Critici uiten vaak hun bezorgdheid over de afhankelijkheid van apps en computers en greenwashing:

‍

1. Afhankelijkheid van technologie: Onderbrekingen in de internetverbinding, problemen met de stroomvoorziening of gewoon een gecrashte computer kunnen de workflow verstoren.

2. Elektronisch afval: Door geen papier te gebruiken, wordt het afval niet geëlimineerd, het wordt gewoon anders geproduceerd. Sommigen beweren dat elektronisch afval meer verwoestende effecten heeft dan papierafval.

3. Gebrek aan connectiviteit: Wanneer alles via een app of in de cloud gebeurt, is dat veel moeilijker om contacten te leggen en om te netwerken met collega's, wat leidt tot een „ieder voor zich” -houding.

Digitalisering op kantoor: papierloos werken

‍Wat moet je doen als je voor eens en altijd van papier af wilt? Talrijke apps maken de overstap naar een digitaal kantoor kinderspel. Denk aan digitale notities, cloudopslag voor teamprojecten en neem afscheid van enorme stapels documenten. We raden u aan vertrouwd te raken met digitale handtekeningen en online formulieren en e-mails uw nieuwe papieren spoor te laten worden. Het gaat erom je dag te stroomlijnen en rommel te verminderen. Geloof ons, je zult de papierstoring niet missen.

Papierloos kantoor thuis: het digitale thuiskantoor

Er wordt geschat dat de werkoutput stijgt met maximaal 13%, wanneer je vanuit huis werkt, daarom melden veel werknemers zich aan voor Kantoor aan huis beslissen. Hier zijn een paar eenvoudige tips die het laatste deel aanvullen en van uw thuiskantoor een papierloos kantoor maken:

‍

• Meld u aan voor elektronische facturen om te voorkomen dat pagina's van pagina's onnodig worden afgedrukt.
• Investeer in veilige cloudopslag waar je alle documenten, bestanden en projecten kunt opslaan. Het is goedkoper dan een printer kopen.
• Sla alle belangrijke digitale gegevens op minstens twee locaties op: één keer in een cloud en één keer op een externe harde schijf.
• Gebruik apps en programma's om je digitale bestanden te ordenen. Vaak zijn deze zo gebruiksvriendelijk en rijk aan functies dat je er niet eens een speciaal persoon voor nodig hebt.

Papierloos werken met Flexopus — de oplossing voor het delen van bureaus

Klaar om van je werkplek een papierloos kantoor te maken? Een benadering die veel moderne, papierloze kantoren volgen, is hybride werkmodel. Met dit nieuwe werkconcept kiezen werknemers tussen persoonlijke dagen op kantoor en thuiswerken. Aangezien het in dit werkmodel vrij zeldzaam is dat alle werknemers tegelijkertijd op kantoor zijn, nemen de kantoren deel aan Bureaus delen.

‍

Flexopus is de ideale software voor het delen van bureaus waarbij u zich niet langer hoeft aan te melden voor lege bureaus op vellen papier. Je kunt bureaus, vergaderruimten en parkeerplaatsen aanmaken met drie simpele muisklikken via je browser, een app of rechtstreeks via MS-teams boek. Dankzij onze intelligente analyses U kunt zelfs het gebruik van uw bureaus, vergaderruimten en parkeerplaatsen evalueren en de nodige aanpassingen maken om de productiviteit te verhogen en uw kantoorruimte te optimaliseren.

Is het papierloze kantoor hier om te blijven?

Het papierloze kantoor is Kantoor van de toekomst! Hoewel het misschien gewoon een modewoord lijkt, maken de efficiëntie, intuïtieve aard en toegankelijkheid het interessant voor alle soorten bedrijven. Een papierloos kantoor kan de bedrijfskosten verlagen, de productiviteit verhogen en de werkplek duurzamer maken, op voorwaarde dat er de nodige logistiek is om elektronisch afval en verschillende kopieën die in verschillende clouds worden opgeslagen, te beheren.

‍

Bereid je voor op het nieuwe tijdperk en maak je kantoor duurzamer en eenvoudiger te beheren met apps en platforms zoals Flexopus!