Il y a seulement deux décennies, chaque bureau disposait d'une armoire à dossiers avec des rangées de classeurs colorés contenant la paperasse, les projets et les documents nécessaires. En outre, les imprimantes fonctionnaient de 9 à 5, se bloquaient fréquemment, faisaient des bruits bizarres et imprimaient plus de pages que nécessaire. Inutile de dire que dans un bureau moyen, il était impossible d'avoir suffisamment de poubelles de recyclage ! Avec la montée en puissance des applications mobiles et en ligne, les bureaux sans papier sont devenus la norme. Dans un bureau sans papier, les travailleurs ont un accès limité aux imprimantes et les documents numériques prennent le pas sur les copies papier. Mais un espace de travail sans papier est-il une simple mode ou la nouvelle norme ?

Qu'est-ce que le mouvement "sans papier" ?

Les bureaux sans papier sont un produit direct du mouvement "sans papier". L'idée vient de Frederick Wilfrid Lancaster qui, en 1978, a prédit que toutes les communications sur papier seraient remplacées par des formats numériques. L'objectif principal d'un bureau sans papier est de minimiser ou d'éliminer complètement le besoin du bon vieux stylo et du papier (ou du papier et de l'imprimante). Dans ces lieux, la numérisation est à un niveau élevé, et les employés sont encouragés à utiliser les courriels, les systèmes de messagerie interne, les fichiers partagés stockés dans le nuage et les applications de partage du temps non seulement pour communiquer entre eux, mais aussi pour travailler sur des projets et atteindre des objectifs.

Les papiers dans les bureaux en chiffres

La création d'un bureau sans papier devient encore plus importante lorsque nous voyons les chiffres :

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• Selon certaines statistiques, un employé moyen dans un bureau traditionnel utilise environ 10 000 feuilles de papier d'impression par an.
• 45 % de tous les papiers de bureau finissent à la poubelle à la fin de la journée.
• L'examen des dossiers papier peut prendre jusqu'à 40 % du temps de travail.
• 20 % de tous les travaux d'impression ne sont jamais récupérés des imprimantes, mais simplement laissés sur place jusqu'à ce qu'ils soient mis à la poubelle.
• 80 % des entreprises souhaitent passer au sans papier à l'avenir.

Les 7 principaux avantages des environnements de bureau sans papier

L'essor des ordinateurs et des applications de gestion du temps a introduit de nombreux avantages dans la culture du travail. Devenir un bureau sans papier offrira de multiples avantages par rapport à son homologue traditionnel :

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1. Sécurité : L'accès aux documents numériques peut facilement être personnalisé et réservé aux seuls employés concernés. En outre, il est facile de suivre toutes les modifications ce qui accroît le sens des responsabilités.

2. Rentabilité : Les imprimantes, les cartouches d'encre et le papier coûtent cher. En outre, les imprimantes fonctionnent rarement correctement, sont souvent bloquées et nécessitent un entretien régulier.

3. Écologique : L'utilisation du papier a un prix élevé pour l'environnement. La dématérialisation permet de préserver les forêts et de réduire l'empreinte carbone.

4. Efficacité accrue : Dans les bureaux sans papier, "jeter un coup d'œil" est exactement cela : un coup d'œil sur un document numérique sans perte inutile de temps et de ressources.

5. Collaboration facilitée : L'utilisation de documents numériques au lieu de documents papier permet à chacun d'apporter sa contribution tout en conservant un dossier bien rangé.

6. Gain d'espace : Le stockage des fichiers dans le nuage aide les entreprises à économiser de l'argent en leur permettant de louer des espaces plus petits.

7. Meilleure accessibilité : Les applications numériques et les nuages de stockage vous permettent d'accéder à tous les documents 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, où que vous soyez.

Quels sont les inconvénients du bureau sans papier ?

L'idée d'un bureau sans papier ne plaît pas à tout le monde. Les critiques soulèvent souvent des préoccupations concernant la dépendance à l'égard des applications et des ordinateurs, ainsi que le greenwashing :

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1. Dépendance à l'égard de la technologie : Les problèmes de connexion à l'internet, les problèmes d'alimentation électrique ou simplement un ordinateur qui tombe en panne peuvent perturber le flux de travail.

2. Déchets électroniques : La dématérialisation n'élimine pas les déchets, elle les produit simplement différemment. Certains affirment que les déchets électroniques ont un impact plus dévastateur que les déchets papier.

3. Absence de mise en réseau : Lorsque tout se fait via une application ou dans le nuage, il est beaucoup plus difficile de socialiser et de nouer des contacts avec des collègues, ce qui conduit à une attitude de "chacun pour soi".

Comment passer au zéro papier

Que faire si l'on veut se débarrasser définitivement du papier ? Tout d'abord, il s'agit clairement d'une meilleure décision pour la planète et votre espace de travail. De plus, il existe des tonnes d'applications qui vous faciliteront la tâche. Pensez aux notes numériques, au stockage dans le nuage pour les projets d'équipe et à l'abandon des piles de documents. Nous vous suggérons de vous familiariser avec les signatures numériques et les formulaires en ligne et de laisser les courriels devenir votre nouvelle trace écrite. Il s'agit de rationaliser votre journée et de réduire le désordre. Croyez-nous, les bourrages de papier ne vous manqueront pas.

Comment passer au zéro papier dans votre bureau à domicile

On estime que les performances peuvent augmenter jusqu'à 13 % lorsqu’on travaille à domicile, c'est pourquoi les travailleurs choisissent souvent de travailler dans un bureau à domicile. Voici quelques conseils faciles à mettre en œuvre pour faire de votre bureau à domicile un bureau sans papier :

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• Inscrivez-vous pour recevoir des factures électroniques afin d'éviter d'imprimer inutilement des pages et des pages.
• Investissez dans un espace de stockage en nuage sécurisé où vous pourrez stocker tous les documents, fichiers et projets. C'est moins cher que d'acheter une imprimante.
• Sauvegardez toutes les données numériques importantes dans au moins deux endroits : une fois dans un nuage et une fois sur une pièce de matériel informatique.
• Utilisez des applications et des programmes pour organiser vos fichiers numériques. Souvent, ils sont tellement conviviaux et riches en fonctionnalités que vous n'aurez même pas besoin d'une personne dédiée pour le faire.

Sans papier avec Flexopus - la solution de partage de bureau

Êtes-vous prêt(e) à transformer votre lieu de travail en un bureau sans papier ? L'une des approches adoptées par de nombreux bureaux modernes sans papier est le modèle de travail hybride. Dans ce nouveau concept de travail, les employés choisissent entre des journées de présence au bureau et le travail à domicile. Étant donné qu'il est plutôt rare que tous les employés soient au bureau en même temps dans le cadre de ce modèle de travail, les bureaux participent au partage de bureau.

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Flexopus est le logiciel de partage de bureau idéal qui vous évitera de devoir vous inscrire pour des bureaux gratuits sur des feuilles de papier. Vous pouvez réserver des bureaux, des salles de réunion et des parkings en 3 simples clics via votre navigateur, une application ou directement via MS Teams. Grâce à nos analyses intelligentes, vous pouvez même évaluer l'utilisation de vos bureaux, salles de réunion et places de parking et faire les ajustements nécessaires pour augmenter la productivité et optimiser votre espace de travail.

Les bureaux sans papier ont le pouvoir

Le bureau sans papier est le bureau du futur ! Bien qu'il puisse sembler s'agir d'un nouveau mot à la mode, son efficacité, sa nature intuitive et son accessibilité le rendent attrayant pour toutes sortes d'entreprises. Un bureau sans papier peut réduire les coûts d'exploitation, augmenter la productivité et rendre le lieu de travail plus durable, à condition de disposer de la logistique nécessaire pour gérer les déchets électroniques et d'un grand nombre de copies stockées dans différents nuages.

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Préparez-vous à cette nouvelle ère et, grâce à des applications et des plateformes telles que Flexopus, rendez votre bureau plus durable et plus facile à gérer !