Solo due decenni fa, ogni ufficio aveva uno schedario dedicato con file di raccoglitori colorati contenenti scartoffie, progetti e documenti necessari. Oltre a ciò, le stampanti erano in funzione dalle 9 alle 5, spesso si inceppavano, emettevano strani rumori e stampavano più pagine del necessario. Inutile dire che in un ufficio medio era impossibile avere abbastanza contenitori per il riciclaggio! Con l'avvento delle app mobili e online, gli uffici senza carta sono diventati lo standard. In un ufficio senza carta, i lavoratori hanno un accesso limitato alle stampanti e i documenti digitali prevalgono sulle copie cartacee. Ma uno spazio aziendale senza carta è solo una moda passeggera o la nuova normalità?

Cos’è il movimento senza carta?

Gli uffici senza carta sono un prodotto diretto del movimento senza carta. L’idea nasce da Frederick Wilfrid Lancaster, che, già nel 1978, predisse che tutta la comunicazione cartacea sarebbe stata sostituita da formati digitali. L'obiettivo principale di un ufficio senza carta è ridurre al minimo o eliminare completamente la necessità della cara vecchia carta e penna (o carta e stampante). La digitalizzazione in questi luoghi è a livelli elevati e i dipendenti sono incoraggiati a utilizzare email, sistemi di messaggistica interna, file condivisi archiviati nel cloud e app di time-sharing non solo per comunicare tra loro ma anche per lavorare su progetti e raggiungere obiettivi.

Carte negli uffici in numeri

Creare un ufficio senza carta diventa ancora più importante una volta quando vediamoi i numeri:

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• Secondo alcune statistiche, un lavoratore medio in un ufficio tradizionale utilizza circa 10.000 fogli di carta da stampa ogni anno.
• Il 45% di tutta la carta d'ufficio finisce nella spazzatura entro la fine della giornata.
• L'esame dei file cartacei può richiedere fino al 40% del tempo di lavoro.
• Il 20% di tutti i lavori di stampa non vengono mai ritirati dalle stampanti ma semplicemente lasciati lì finché non vengono cestinati.
• L’80% di tutte le aziende desidera eliminare la carta in futuro.

Top 7 vantaggi degli ambienti d'ufficio senza carta

L’avvento dei computer e delle app per la gestione del tempo ha introdotto molti vantaggi nella cultura del lavoro. Diventare un ufficio senza carta offrirà molteplici vantaggi rispetto alla sua controparte tradizionale:

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1. Sicurezza: l'accesso ai documenti digitali può essere facilmente personalizzato e riservato solo ai dipendenti interessati. Inoltre è facile tenere traccia di tutti i cambiamenti, aumentando così il senso di responsabilità.

2. Efficienza dei costi: stampanti, cartucce di inchiostro e carta costano denaro. Inoltre, le stampanti raramente funzionano correttamente, spesso sono inceppate e richiedono una manutenzione regolare.

3. Rispettoso dell'ambiente: l'uso della carta ha un prezzo elevato per l'ambiente. Mantenere le cose senza carta aiuta a salvare le foreste e a ridurre l’impronta di carbonio.

4. Maggiore efficienza: negli uffici senza carta, ˮdare un'occhiataˮ è esattamente questo: dare un'occhiata a un documento digitale senza un inutile spreco di tempo e risorse.

5. Collaborazione più semplice: quando si utilizzano documenti digitali anziché cartacei, tutti possono contribuire mantenendo il file bello e ordinato.

6. Risparmia spazio: archiviare file nel cloud aiuta le aziende a risparmiare denaro consentendo loro di affittare spazi più piccoli.

7. Accessibilità migliorata: le app digitali e i cloud di archiviazione ti danno accesso a tutti i documenti 24/7, indipendentemente da dove ti trovi.

Quali sono gli svantaggi delle impostazioni dell'ufficio senza carta?

Non tutti sono contenti dell’idea di un ufficio senza carta. I critici spesso sollevano preoccupazioni riguardo alla dipendenza da app e computer, nonché al greenwashing:

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1. Dipendenza dalla tecnologia: problemi di connessione a Internet, problemi di alimentazione o semplicemente un computer che si è bloccato possono interrompere il flusso di lavoro.

2. Rifiuti elettronici: eliminare la carta non elimina i rifiuti, li produce solo in modo diverso. Alcuni sostengono che i rifiuti elettronici abbiano un impatto più devastante di quelli cartacei.

3. Mancanza di networking: quando tutto viene fatto tramite un’app o nel cloud, è molto più difficile socializzare e fare rete con i colleghi, portando così ad un atteggiamento ˮognuno per séˮ.

Come eliminare la carta

Cosa dovresti fare se vuoi abbandonare la carta una volta per tutte? In primo luogo, è chiaramente una mossa migliore per il pianeta e per il tuo spazio di lavoro. Ci sono tantissime app là fuori che renderanno anche il passaggio un gioco da ragazzi. Pensa alle note digitali, all'archiviazione nel cloud per i progetti di gruppo e al dire addio a quelle imponenti pile di documenti. Ti consigliamo di prendere confidenza con le firme digitali e i moduli online e di lasciare che le e-mail diventino la tua nuova traccia cartacea. Si tratta di semplificare la giornata e ridurre il disordine. Fidati di noi, non ti perderai gli inceppamenti della carta.

Come eliminare la carta nel tuo ufficio a casa

Si stima che le prestazioni possano aumentare fino al 13% quando si lavora da casa, quindi i lavoratori spesso scelgono di lavorare negli uffici domestici. Ecco un paio di semplici suggerimenti che si espandono nell'ultima sezione per rendere il tuo ufficio di casa un ufficio senza carta:

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• Iscriviti alla fattura elettronica per evitare la stampa inutile di pagine e pagine.
• Investi in un archivio cloud sicuro in cui puoi archiviare tutti i documenti, file e progetti. È più economico che acquistare una stampante.
• Salva tutti i dati digitali importanti in almeno due posti: una volta nel cloud e una volta su un componente hardware.
• Utilizza app e programmi per mantenere organizzati i tuoi file digitali. Spesso possono essere così facili da usare e ricchi di funzionalità che non avrai nemmeno bisogno di una persona dedicata per farlo.

Elimina la carta con Flexopus: la soluzione per la condivisione della scrivania

Sei pronto a trasformare il tuo posto di lavoro in un ufficio senza carta? Un approccio adottato da molti uffici moderni e privi di supporti cartacei è il modello di lavoro ibrido. In questo nuovo concetto di lavoro, i dipendenti scelgono tra i giorni di presenza in ufficio e il lavoro da casa. Poiché in questo modello di lavoro è piuttosto raro che tutti i dipendenti siano in ufficio contemporaneamente, gli uffici partecipano alla condivisione della scrivania.

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Flexopus è il software di condivisione della scrivania ideale che eviterà la necessità di sottoscrivere scrivanie gratuite su fogli cartacei. Puoi prenotare scrivanie, sale riunioni e parcheggi in 3 semplici clic tramite browser, app o direttamente tramite MS Teams. Grazie alla nostra analisi intelligente, puoi persino valutare l'utilizzo delle scrivanie, delle sale riunioni e dei parcheggi e apportare le modifiche necessarie per aumentare la produttività e ottimizzare lo spazio dell'ufficio.

Gli uffici senza carta hanno il potere

L’ufficio senza carta è l’ufficio del futuro! Sebbene questa possa sembrare l'ennesima parola d'ordine, la sua efficienza, natura intuitiva e accessibilità lo rendono attraente per tutti i tipi di attività. Un ufficio senza carta può ridurre i costi operativi, aumentare la produttività e rendere il posto di lavoro più sostenibile, purché vi sia la logistica necessaria per gestire i rifiuti elettronici e numerose copie archiviate in diversi cloud.

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