Hace solo dos décadas, cada oficina tenía un archivador especial con hileras de carpetas coloridas en las que se almacenaban los papeles, proyectos y documentos necesarios. Además, las impresoras funcionaban de 9 a. m. a 5 p. m., se atascaban con frecuencia, hacían ruidos extraños e imprimían más páginas de las necesarias. No hace falta decir que ¡no podría haber suficientes botes de basura en una oficina normal! Con la llegada de las aplicaciones móviles y en línea, las oficinas sin papel se han convertido en el estándar. En una oficina sin papel, los empleados tienen acceso limitado a las impresoras y los documentos digitales tienen prioridad sobre las copias en papel. Pero, ¿la oficina sin papel es solo una moda pasajera o la nueva normalidad?

¿De dónde viene la idea de digitalizar la oficina?

Las oficinas sin papel son un producto directo del movimiento sin papel. La idea se remonta a Frederick Wilfrid Lancaster, quien predijo en 1978 que toda la comunicación en papel sería reemplazada por formatos digitales. El objetivo principal de una oficina sin papel es minimizar o eliminar por completo la necesidad de usar bolígrafo y papel (o papel e impresora). La digitalización está muy avanzada en estas oficinas, por lo que se alienta a los empleados a utilizar el correo electrónico, los sistemas de mensajería internos, los archivos compartidos almacenados en la nube y las aplicaciones de gestión del tiempo no solo para comunicarse entre sí, sino también para trabajar en proyectos y alcanzar los objetivos.

El uso del papel en las oficinas en cifras

La creación de una oficina sin papel adquiere aún más importancia si analizamos las cifras:

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• Según algunas estadísticas, un empleado promedio en una oficina tradicional consume alrededor de 10,000 hojas de papel de impresora cada año.
• El 45% de todos los documentos de oficina terminan en la papelera al final del día.
• La revisión de archivos en papel puede llevar hasta un 40% del tiempo de trabajo.
• El 20% de todos los trabajos de impresión nunca se sacan de la impresora, sino que simplemente se dejan atrás hasta que se desechan.
• El 80% de las empresas quieren seguir adelante trabajando sin papel.

Los 7 principales beneficios de una oficina sin papel

El auge de las computadoras y las aplicaciones de administración del tiempo ha traído muchos beneficios a la cultura laboral. Cambiar a una oficina sin papel ofrece numerosas ventajas con respecto a la oficina tradicional:

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1. Seguridad: El acceso a los documentos digitales se puede ajustar fácilmente y solo está restringido a los empleados responsables. Además, es fácil hacer un seguimiento de todos los cambios, lo que aumenta el sentido de responsabilidad.

2. Eficiencia de costes: Las impresoras, los cartuchos de tinta y el papel cuestan dinero. Además, las impresoras rara vez funcionan correctamente, suelen estar obstruidas y requieren un mantenimiento regular.

3. Ecológico: El uso del papel tiene un precio elevado para el medio ambiente. Evitar el uso de papel ayuda a proteger los bosques y a reducir la huella de CO2.

4. Mayor eficiencia: En una oficina sin papel, «echar un vistazo» significa precisamente eso: una vista rápidamente accesible de un documento digital sin perder tiempo y recursos innecesariamente.

5. Colaboración más sencilla: Al usar documentos digitales en lugar de documentos en papel, todos pueden contribuir mientras mantienen el archivo limpio y ordenado.

6. Ahorra espacio: El almacenamiento de archivos en la nube ayuda a las empresas a ahorrar dinero, ya que pueden alquilar espacios más pequeños.

7. Mejor accesibilidad: Con las aplicaciones digitales y las nubes de almacenamiento, puede acceder a todos los documentos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin importar dónde se encuentre.

¿Cuáles son las desventajas de una oficina sin papel?

No todo el mundo está contento con la idea de una oficina sin papel. Los críticos suelen expresar su preocupación por la dependencia de las aplicaciones y los ordenadores y por el lavado de cara al verde:

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1. Dependencia de la tecnología: Las interrupciones en la conexión a Internet, los problemas con la fuente de alimentación o simplemente una computadora averiada pueden interferir con el flujo de trabajo.

2. Residuos electrónicos: Al no utilizar papel, los residuos no se eliminan, solo se producen de forma diferente. Algunos afirman que los residuos electrónicos tienen efectos más devastadores que los residuos de papel.

3. Falta de conectividad: Cuando todo se hace a través de una aplicación o en la nube, es mucho más difícil hacer y establecer contactos con colegas, lo que lleva a una actitud de «cada uno por sí mismo».

Digitalización en la oficina: trabajar sin papel

‍¿Qué debe hacer si quiere deshacerse del papel de una vez por todas? Numerosas aplicaciones hacen que la transición a una oficina digital sea un juego de niños. Piense en notas digitales, almacenamiento en la nube para proyectos de equipo y despídase de los enormes montones de documentos. Le recomendamos que se familiarice con las firmas digitales y los formularios en línea y deje que los correos electrónicos se conviertan en su nuevo registro en papel. Se trata de agilizar el día y reducir el desorden. Créanos, no se perderá el atasco de papel.

Oficina sin papel en casa: la oficina doméstica digital

Se estima que el rendimiento del trabajo aumenta hasta un 13% cuando trabajas desde casa, razón por la cual muchos empleados deciden inscribirse en la oficina en casa. Estos son algunos consejos sencillos que complementan la última sección y convierten tu oficina en casa en una oficina sin papel:

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• Suscríbase a las facturas electrónicas para evitar imprimir páginas de páginas innecesariamente.
• Invierta en un almacenamiento seguro en la nube donde pueda almacenar todos los documentos, archivos y proyectos. Es más barato que comprar una impresora.
• Almacene todos los datos digitales importantes en al menos dos ubicaciones: una en la nube y otra en un disco duro externo.
• Usa aplicaciones y programas para organizar tus archivos digitales. A menudo, son tan fáciles de usar y tienen tantas funciones que ni siquiera necesitas a una persona especial para hacerlo.

Trabaje sin papel con Flexopus, la solución para compartir escritorios

¿Está preparado para convertir su lugar de trabajo en una oficina sin papel? Un enfoque que están adoptando muchas oficinas modernas es el modelo de trabajo híbrido. Con este nuevo concepto, los empleados eligen entre días presenciales en la oficina y trabajar desde casa. Dado que en este modelo es bastante raro que todos los empleados estén en la oficina al mismo tiempo, las oficinas implementan el escritorio compartido.

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Flexopus es el software ideal para compartir escritorios, ya que ya no es necesario registrarse en hojas de papel para ocupar escritorios vacantes. Puede reservar escritorios, salas de reuniones y espacios de estacionamiento con tres simples clics a través de su navegador, una aplicación o directamente a través de Microsoft Teams. Gracias a nuestros análisis inteligentes, incluso puede evaluar la utilización de sus escritorios, salas de reuniones y espacios de estacionamiento, y realizar los ajustes necesarios para aumentar la productividad y optimizar el espacio de su oficina.

¿La oficina sin papel llegó para quedarse?

La oficina sin papel es la oficina del futuro. Aunque pueda parecer otra palabra de moda, su eficiencia, naturaleza intuitiva y accesibilidad la hacen atractiva para todo tipo de empresas. Una oficina sin papel puede reducir los costos operativos, aumentar la productividad y hacer que el lugar de trabajo sea más sostenible, siempre que exista la logística necesaria para gestionar los residuos electrónicos y una variedad de copias almacenadas en varias nubes.

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