Nella società odierna, la raccolta dei dati è viziata da una certa diffidenza – ed è giusto che sia così. Quasi a tutti viene detto che i dati personali devono essere protetti per impedirne la vendita non autorizzata e l’uso dannoso. Tuttavia, è importante riconoscere che la raccolta dei dati non deve sempre essere una cosa negativa. Infatti, quando i dati vengono utilizzati in modo responsabile, possono essere un potente strumento per risolvere vari problemi. Flexopus ha introdotto la funzionalità Smart Analytics in risposta a queste considerazioni.

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Analisi e statistiche

Tutti i dati raccolti con il software di prenotazione hot desk di Flexopus sono facilmente accessibili in un formato intuitivo nella Smart Analytics Dashboard. L'analisi di questi dati storici a livello di proprietà fornisce informazioni sull'utilizzo di postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi. Questo strumento, tra le altre cose, ti aiuta a identificare le strutture più popolari e a determinare i giorni della settimana con la più alta attività di prenotazione. La piattaforma genera inoltre statistiche sulla frequenza di prenotazione nell'arco di mesi, giorni e ore, fornendo una visione completa dei modelli di utilizzo.

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Seleziona un periodo di tempo specifico per un'analisi personalizzata e determina i valori target per l'occupazione degli uffici. Questa funzionalità ti consente di prendere decisioni informate sul ridimensionamento o sull'espansione in base all'utilizzo della proprietà. Smart Analytics può anche aiutarti a valutare la capacità delle sale riunioni in base alle loro dimensioni per migliorare la pianificazione. Utilizza la funzione timecard per calcolare gli orari di punta delle prenotazioni sia a livello di edificio che di piano, suddivisi per ora. Nel complesso, queste analisi aiutano a ottimizzare in modo efficace il tuo spazio di lavoro.

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Flexopus Smart Analytics consente inoltre di esportare i dati per garantire analisi più approfondite. Con questa funzione tutti i dati raccolti da Flexopus possono essere esportati in formato CSV e ulteriormente elaborati in Microsoft Excel, Fogli Google o nel programma di elaborazione dati di vostra scelta.

La mappa termica

Flexopus Smart Analytics include anche una pratica mappa termica che fornisce una panoramica completa dell'utilizzo della proprietà. Identifica a colpo d'occhio le proprietà con bassa attività e quelle che sono molto richieste. L'utilizzo di questa funzionalità fornisce informazioni preziose per un processo decisionale informato. Ad esempio, se l’area vicino all’angolo cottura sta guadagnando popolarità, ciò indica una potenziale necessità di più scrivanie. D'altro canto si può prendere in considerazione anche una superficie d'ufficio più piccola se molte scrivanie non vengono occupate affatto o solo molto raramente. Quindi questa particolare statistica va ancora più in profondità rispetto ai parametri dell'edificio e della planimetria e analizza le proprietà all'interno di una planimetria selezionata. La mappa termica fornisce una suddivisione dei dati raccolti per ora, edificio e planimetria e fornisce approfondimenti sfumati per il processo decisionale strategico. Inoltre, calcola l'analisi di ciascuna proprietà in base alla somma delle ore, dell'utilizzo medio e percentuale (sia giornaliero che in minuti).

Statistiche utente

Come impostazione facoltativa e in particolare con il consenso esplicito del tuo comitato aziendale, le analisi possono essere effettuate a livello di utente. In questo modo è possibile tenere traccia delle prenotazioni di uffici o parcheggi, delle sale riunioni e della frequenza di presenza di determinati dipendenti nell'ufficio e nell'ufficio mobile. Tuttavia, le analisi a livello utente sono disattivate per impostazione predefinita per dare priorità alla protezione dei dati.

I tuoi dati sono al sicuro?

La protezione dei dati e il loro utilizzo come strumento per un migliore processo decisionale rappresentano un equilibrio fondamentale nel panorama digitale odierno. Per soddisfare i nostri standard di protezione e sicurezza dei dati, la configurazione standard Flexopus non analizza i dati personali all'interno della dashboard. Le analisi vengono effettuate esclusivamente a livello di oggetto e soddisfano quindi i più elevati requisiti di conformità dei responsabili della protezione dei dati o dei comitati aziendali.

Conclusione

L'analisi dei dati storici funge da base per decisioni fondate nell'ambito dei miglioramenti organizzativi e degli uffici. Smart Analytics è uno strumento utile che funge da catalizzatore per l'implementazione di misure strategiche di riduzione dei costi, aumento della soddisfazione dei dipendenti e miglioramento dell'efficienza delle operazioni quotidiane dell'ufficio. Utilizzando questa funzionalità, ottieni la lungimiranza necessaria per apportare modifiche proattive che consentano di creare uno spazio di lavoro che non solo soddisfi le esigenze attuali, ma anticipi e si adatti anche alle richieste dinamiche del futuro.

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