Das Sammeln von Daten ist in der heutigen Gesellschaft mit einem gewissen Misstrauen behaftet - und das zu gutem Recht. Fast jeder wird darauf hingewiesen, dass persönliche Daten geschützt werden müssen, um den unerlaubten Verkauf und die böswillige Nutzung zu verhindern. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass das Sammeln von Daten nicht immer negativ behaftet sein muss. Wenn Daten verantwortungsvoll eingesetzt werden, können sie sogar ein leistungsfähiges Werkzeug zur Lösung verschiedener Probleme sein. Flexopus hat das Smart Analytics Feature als Antwort auf diese Überlegungen eingeführt.

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Die Gesamtheit der mit der Hot-Desk-Buchungssoftware von Flexopus gesammelten Daten ist für Sie in einem benutzerfreundlichem Format im Smart Analytics Dashboard bequem zugänglich. Die Analyse dieser historischen Daten auf Objektebene bietet Ihnen Einblicke in die Auslastung der Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze. Dieses Tool hilft Ihnen u.a. dabei, die beliebtesten Objekte zu identifizieren und die Wochentage mit der höchsten Buchungsaktivität zu bestimmen. Die Plattform erstellt außerdem Statistiken über die Buchungshäufigkeit über Monate, Tage und Stunden hinweg und bietet so einen umfassenden Einblick in die Nutzungsmuster.

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Wählen Sie einen bestimmten Zeitraum für eine maßgeschneiderte Analyse und bestimmen Sie Zielwerte für die Bürobelegung. So können Sie durch dieses Feature fundierte Entscheidungen über eine Verkleinerung oder Erweiterung auf der Grundlage der Objektauslastung treffen. Smart Analytics kann Ihnen auch helfen, die Kapazitäten von Besprechungsräumen auf der Grundlage ihrer Größe zu bewerten, um die Planung zu verbessern. Nutzen Sie die Zeitkartenfunktion, um die Spitzenbuchungszeiten sowohl auf Gebäude- als auch auf Stockwerksebene zu berechnen, aufgeschlüsselt nach Stunden.  Insgesamt helfen diese Analysen, Ihren Arbeitsbereich effektiv zu optimieren.

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Flexopus Smart Analytics ermöglicht Ihnen auch den Export der Daten, um eine tiefergehende Analyse zu gewährleisten. Mit dieser Funktion können alle von Flexopus gesammelten Daten im CSV-Format exportiert und in Microsoft Excel, Google Sheets oder dem Datenverarbeitungsprogramm Ihrer Wahl weiterverarbeitet werden.

Die Heatmap

Flexopus Smart Analytics enthält außerdem eine leistungsstarke Heatmap, die einen umfassenden Überblick über die Objektnutzung bietet. Identifizieren Sie auf einen Blick Objekte mit geringer Aktivität und solche, die sehr begehrt sind. Durch die Verwendung dieser Funktion erhalten Sie wertvolle Einblicke für eine fundierte Entscheidungsfindung. Wenn zum Beispiel der Bereich in der Nähe von der Teeküche an Beliebtheit gewinnt, deutet dies auf einen möglichen Bedarf an mehr Schreibtischen hin. Andererseits können Sie auch über eine kleinere Bürofläche nachdenken, wenn viele Schreibtische gar nicht oder nur sehr selten gebucht werden.

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Diese spezielle Statistik geht also noch tiefer als die Gebäude- und Grundrisskennzahlen und analysiert die Objekte innerhalb eines ausgewählten Grundrisses. Die Heat Map bietet eine Aufschlüsselung der gesammelten Daten nach Zeit, Gebäude und Grundriss und liefert nuancierte Erkenntnisse für strategische Entscheidungen. Die Heatmap berechnet die Analyse jedes Objekts anhand der Summe der Stunden, des Durchschnitts und der prozentualen Auslastung (sowohl täglich als auch in Minuten).

Benutzer-Statistik

Als optionale Einstellung und mit ausdrücklicher Zustimmung, besonders durch Ihren Betriebsrat, können Auswertungen auf Benutzerebene durchgeführt werden. Auf diese Weise lassen sich Büro- oder Parkplatzbuchungen, Reservierungen von Besprechungsräumen und die Anwesenheitshäufigkeit bestimmter Mitarbeiter im Büro und im Home Office verfolgen. Auswertungen auf Benutzerebene sind jedoch standardmäßig deaktiviert, um dem Datenschutz Vorrang zu geben.

Sind Ihre Daten sicher?

Daten zu schützen und sie als Werkzeug für bessere Entscheidungen zu nutzen, ist in der heutigen digitalen Landschaft ein kritisches Gleichgewicht. Um unseren Datenschutz- und Datensicherheitsstandards gerecht zu werden, verzichtet die Flexopus-Standardkonfiguration auf die Auswertung personenbezogener Daten innerhalb des Dashboards. Analysen werden ausschließlich auf Objektebene durchgeführt und erfüllen somit die höchsten Compliance-Anforderungen von Datenschutzbeauftragten oder Betriebsräten.

Fazit

Die Analyse historischer Daten dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen im Bereich der Organisations- und Büroverbesserungen. Smart Analytics ist ein hilfreiches Werkzeug, das als Katalysator für die Umsetzung strategischer Kostensenkungsmaßnahmen, die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Effizienz der täglichen Büroabläufe dient. Durch den Einsatz dieser Funktion erhalten Sie die nötige Voraussicht, um proaktive Anpassungen vorzunehmen, die einen Arbeitsbereich ermöglichen, der nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch die dynamischen Anforderungen der Zukunft vorwegnimmt und sich an diese anpasst.