Dans la société actuelle, la collecte de données est entachée d'une certaine méfiance - à juste titre. Presque tout le monde est informé que les données personnelles doivent être protégées pour éviter leur vente non autorisée et leur utilisation malveillante. Cependant, il est important de reconnaître que la collecte de données n'est pas forcément négative. En fait, lorsque les données sont utilisées de manière responsable, elles peuvent constituer un outil puissant pour résoudre divers problèmes. Flexopus a introduit la fonction Smart Analytics en réponse à ces considérations.

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Analyses et statistiques

Toutes les données collectées par le logiciel de réservation de hot desk de Flexopus sont facilement accessibles dans un format convivial dans le dashboard de Smart Analytics. L'analyse de ces données historiques au niveau de la propriété vous donne un aperçu de l'utilisation des postes de travail, des salles de réunion et des places de parking. Cet outil vous aide notamment à identifier les propriétés les plus populaires et à déterminer les jours de la semaine où l'activité de réservation est la plus élevée. La plateforme génère également des statistiques sur la fréquence des réservations en fonction des mois, des jours et des heures, ce qui permet d'avoir une vue d'ensemble des schémas d'utilisation.

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Sélectionnez une période spécifique pour une analyse personnalisée et déterminez des valeurs cibles pour l'occupation des bureaux. Cette fonction vous permet de prendre des décisions éclairées sur la réduction ou l'expansion des effectifs en fonction de l'utilisation de l'immeuble. Smart Analytics peut également vous aider à évaluer la capacité des salles de réunion en fonction de leur taille afin d'améliorer la planification. Utilisez la fonction timecard pour calculer les heures de pointe de réservation au niveau du bâtiment et de l'étage par heure. Dans l'ensemble, ces analyses permettent d'optimiser efficacement votre espace de travail.

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Flexopus Smart Analytics vous permet également d'exporter les données pour assurer des analyses plus approfondies. Grâce à cette fonction, toutes les données collectées par Flexopus peuvent être exportées au format CSV et traitées ultérieurement dans Microsoft Excel, Google Sheets ou le programme de traitement de données de votre choix.

La Heatmap

Flexopus Smart Analytics comprend également une heatmap pratique qui fournit une vue d'ensemble de l'utilisation des biens immobiliers. Identifiez en un coup d'œil les biens immobiliers à faible activité et ceux qui font l'objet d'une forte demande. L'utilisation de cette fonction vous permet d'obtenir des informations précieuses pour prendre des décisions en connaissance de cause. Par exemple, si la zone située près de la kitchenette gagne en popularité, cela indique un besoin potentiel de bureaux supplémentaires. D'un autre côté, vous pouvez également envisager un espace de bureau plus petit si de nombreux bureaux ne sont pas réservés du tout ou seulement très rarement. Cette statistique particulière va donc encore plus loin que les métriques relatives aux bâtiments et aux plans d'occupation des sols et analyse les propriétés au sein d'un plan d'occupation des sols sélectionné.

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La heatmap fournit une ventilation des données collectées par période, par bâtiment et par plan d'occupation des sols et fournit des informations nuancées pour la prise de décisions stratégiques. En outre, elle calcule l'analyse de chaque propriété sur la base de la somme des heures, de la moyenne et du pourcentage d'utilisation (à la fois par jour et en minutes).

Statistiques des utilisateurs

En option et avec le consentement exprès de votre comité d'entreprise en particulier, des analyses peuvent être effectuées au niveau de l'utilisateur. De cette manière, il est possible de suivre les réservations de bureaux ou de parkings, les réservations de salles de réunion et la fréquence de présence de certains employés au bureau et au bureau mobile. Toutefois, les analyses au niveau de l'utilisateur sont désactivées par défaut afin de donner la priorité à la protection des données.

Vos données sont-elles en sécurité ?

Protéger les données et les utiliser comme un outil pour une meilleure prise de décision est un équilibre critique dans le paysage numérique d'aujourd'hui. Pour garantir la protection des données et confidentialité, la configuration standard de Flexopus n'analyse pas les données personnelles dans le dashboard. Les analyses sont effectuées exclusivement au niveau de l'objet et répondent ainsi aux exigences de conformité les plus élevées des délégués à la protection des données ou des comités d'entreprise.

Conclusion

L'analyse des données historiques sert de base à des décisions fondées dans le domaine de l'amélioration de l'organisation et des bureaux. Smart Analytics est un outil utile qui sert de catalyseur pour la mise en œuvre de mesures stratégiques de réduction des coûts, l'augmentation de la satisfaction des employés et l'amélioration de l'efficacité des opérations de bureau quotidiennes. En utilisant cette fonction, vous obtenez la prévoyance nécessaire pour faire des ajustements proactifs qui permettent un espace de travail qui non seulement répond aux besoins actuels, mais aussi anticipe et s'adapte aux demandes dynamiques de l'avenir.