Reducing costs in companies with desk sharing

In today's competitive business world, companies are constantly looking for ways to save costs and increase profitability. Desk sharing is a particularly effective measure, as it allows companies to use office space more strategically and reduce ongoing building costs. Cost-reduction strategies play a crucial role here, as they make it possible to streamline operations and allocate resources more effectively. From desk sharing and lowering energy costs to optimizing procurement and financing structures, there are various approaches companies can take to cut costs and improve their bottom line.

Desk sharing: less space, lower costs

Due to hybrid work models, many office desks are no longer occupied every day. Nevertheless, they still incur ongoing costs—such as rent, electricity, cleaning, equipment, and administration. This is where desk sharing comes in.

With desk sharing, employees no longer have a permanently assigned workspace, but instead flexibly book an available desk as needed. Especially in companies with remote work policies, part-time models, or varying attendance, this can significantly reduce the number of required workstations.

With software like Flexopus, workstations, meeting rooms, and parking spaces can be booked in advance. Employees can see immediately which spots are available, where their colleagues are sitting, and can specifically search for resources that match their work requirements for the day.

Through desk sharing, companies can therefore reduce the number of unused workstations and adapt office space more precisely to actual demand. This not only lowers rent costs but also ongoing expenses for energy, heating, cleaning, equipment, and utilities.

The potential savings from desk sharing are particularly evident through concrete calculation examples.

Calculation example: Small business

A small company with 50 employees, where an average of only 30 people are in the office at the same time due to hybrid work models, can reduce the number of fixed workstations from 50 to 35, for example. Assuming office space costs of 25 euros per square meter and around 10 square meters per workstation, this results in a potential space reduction of 150 square meters. This corresponds to a monthly saving of approximately 3,750 euros or 45,000 euros per year. In addition, further savings can be made on energy, cleaning, equipment, and utilities.

Calculation example: Large company

For a larger company with 1,000 employees, the potential savings can be significantly higher. If only 700 flexible workstations are needed instead of 1,000 fixed ones, saving around 3,000 square meters of office space, this results in a monthly saving of around 84,000 euros or over 1 million euros per year, assuming costs of 28 euros per square meter. Here, too, there are potential additional savings on energy, cleaning, equipment, and utilities.

Further cost-cutting strategies for companies

Here are further effective cost-cutting strategies for companies:

1. Purchasing materials and goods

One of the most significant expenses for companies is the cost of materials and goods required for production or operations. To reduce costs in this area, it is important to carefully evaluate suppliers, negotiate better deals, and achieve competitive pricing. Companies can explore bulk purchasing options or enter into partnerships with other businesses to leverage economies of scale and lower costs. Furthermore, implementing just-in-time inventory management practices can help minimize excess stock and storage costs, ensuring that resources are used efficiently.

2. Reduce inventory levels

Überschüssige Bestände binden wertvolles Kapital und verursachen zusätzliche Lagerkosten für Unternehmen. Um die Lagerbestände zu reduzieren und die Bestandsverwaltung zu optimieren, können Unternehmen die bereits erwähnten Just-in-Time-Bestandsverfahren (JIT) einführen. Durch die genaue Beobachtung der Nachfragemuster und die entsprechende Anpassung der Bestellmengen können Unternehmen eine Überbevorratung vermeiden und die Lagerhaltungskosten minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Bestandsverwaltungssoftware und -systeme einen Echtzeitüberblick über die Lagerbestände bieten, was genauere Prognosen und eine bessere Bestandskontrolle ermöglicht.

3. Flächenoptimierung und Standortstrategie

Nachdem moderne Konzepte wie Desk Sharing (siehe oben) die interne Raumnutzung effizienter gestalten, sollten Unternehmen auch ihre gesamte Standortstrategie kritisch prüfen. Oft sind Mietverträge historisch gewachsen und passen nicht mehr zur aktuellen Teamgröße oder zum Anteil an Remote Work.

Um hier weitere Kosten zu senken, können Unternehmen ungenutzte Flächen untervermieten oder bei anstehenden Vertragsverlängerungen gezielt kleinere, aber hochwertigere Flächen anfragen. Auch die Wahl des Standorts spielt eine Rolle: Büros am Stadtrand sind oft deutlich günstiger und trotzdem gut erreichbar. Es muss nicht immer die teure Adresse direkt im Zentrum sein, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Durch eine datengestützte Analyse der tatsächlichen Büropräsenz lassen sich so langfristig die Fixkosten für Immobilien massiv reduzieren.

4. Energiekosten

Die Energiekosten, einschließlich Strom, Heizung und Klimatisierung, können sich für Unternehmen schnell summieren. Um die Energiekosten zu senken, können Unternehmen energiesparende Maßnahmen ergreifen, wie z. B. die Umrüstung auf energieeffiziente Beleuchtungssysteme, die Installation programmierbarer Thermostate und die Optimierung von HLK-Systemen (Heizung, Lüftung und Klimaanlagen). Auch die Ermutigung der MitarbeiterInnen zu energiebewusstem Verhalten, z. B. das Ausschalten von Licht und Geräten, wenn sie nicht gebraucht werden, kann im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen. Die Durchführung regelmäßiger Energieaudits und Investitionen in erneuerbare Energielösungen wie Solarzellen oder Windkraftanlagen können die Abhängigkeit von herkömmlichen Energiequellen weiter verringern und die Energiekosten für Unternehmen senken.

5. Nutzung von Telefon und Mobiltelefon

Telekommunikationskosten, einschließlich Telefon- und Mobilfunkrechnungen, können für Unternehmen erhebliche Gemeinkosten darstellen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen ihre Telefon- und Mobilfunktarife optimieren, um sicherzustellen, dass sie ihren Kommunikationsbedarf decken, ohne zu viel Geld auszugeben. Die Umstellung auf Voice-over-Internet-Protocol (VoIP)-Lösungen kann kostengünstige Alternativen für die Sprachkommunikation bieten, während MDM-Lösungen (Mobile Device Management) dabei helfen können, die Handynutzung zu überwachen und zu kontrollieren. Darüber hinaus kann die Einführung von Richtlinien und Verfahren für eine verantwortungsvolle Telefonnutzung dazu beitragen, unnötige Ausgaben zu minimieren und effiziente Kommunikationspraktiken innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.

6.  Fahrzeugkosten

Für Unternehmen, die für Transport- oder Lieferdienste auf Fahrzeuge angewiesen sind, können die fahrzeugbezogenen Ausgaben zu erheblichen Gemeinkosten beitragen. Um die Fahrzeugkosten zu senken, können Unternehmen nach Alternativen zu firmeneigenen Fahrzeugen suchen, z. B. Fahrgemeinschaften bilden oder Mitfahrdienste in Anspruch nehmen. Eine kraftstoffsparende Fahrweise und regelmäßige Fahrzeugwartung können dazu beitragen, den Kraftstoffverbrauch und die Reparaturkosten zu minimieren. Darüber hinaus können Investitionen in Fahrzeugverfolgungs- und Telematiksysteme einen Echtzeiteinblick in den Fuhrparkbetrieb bieten und so eine bessere Routenplanung und Optimierung der Fahrzeugnutzung ermöglichen.

7. Personal und MitarbeiterInnen

Die Personalkosten, einschließlich Löhne, Sozialleistungen und Lohnsteuern, machen einen erheblichen Teil der Ausgaben eines Unternehmens aus. 

Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können Unternehmen den Personalbestand überprüfen und eine Umstrukturierung oder Neuverteilung der Ressourcen in Erwägung ziehen, um die Arbeitslast effizienter zu bewältigen. Die Einführung von Personalverwaltungssoftware und -systemen kann dazu beitragen, die Personalplanung und -besetzung zu optimieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Investitionen in Schulungs- und Entwicklungsprogramme für MitarbeiterInnen können ebenfalls die Produktivität steigern und die Fluktuationskosten senken, indem sie das Engagement und die Bindung der Beschäftigten verbessern.

8. Versicherungen

Versicherungsprämien können für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen, da sie eine Reihe von Risiken abdecken, von Sachschäden bis zu Haftpflichtansprüchen. Um die Kosten in diesem Bereich zu senken, können sich Unternehmen nach neuen Versicherungsverträgen umsehen und Angebote vergleichen, um sicherzustellen, dass sie den besten Versicherungsschutz zu den günstigsten Tarifen erhalten. Die Bündelung von Versicherungspolicen oder die Anpassung der Selbstbeteiligung können zu einer Senkung der Prämien beitragen, ohne dass der Versicherungsschutz darunter leidet. Darüber hinaus kann die Umsetzung von Risikomanagementstrategien, wie z. B. Sicherheitsprogramme am Arbeitsplatz und Maßnahmen zur Schadensverhütung, dazu beitragen, Versicherungsansprüche zu minimieren und die Versicherungskosten langfristig zu senken.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Desk Sharing eine besonders wirkungsvolle Maßnahme zur Kostensenkung in Unternehmen ist. Gerade durch hybride Arbeitsmodelle bleiben viele Büroflächen ungenutzt, verursachen aber weiterhin laufende Kosten. Mit flexiblen Arbeitsplatzbuchungen können Unternehmen ihre Flächen effizienter nutzen, die Anzahl fester Schreibtische reduzieren und dadurch Miet-, Energie-, Reinigungs-, Ausstattungs- und Nebenkosten senken.

Technologien wie Flexopus unterstützen Unternehmen dabei, Desk Sharing strukturiert umzusetzen und Arbeitsplätze, Besprechungsräume sowie Parkplätze bedarfsgerecht buchbar zu machen. In Kombination mit weiteren Kostensenkungsmaßnahmen in Bereichen wie Einkauf, Energie, Personal und Gebäudemanagement entsteht so eine nachhaltige Grundlage für mehr finanzielle Stabilität.