Prenotazione ospiti e gestione dei visitatori
Gestisci facilmente le visite esterne nel tuo ambiente di lavoro flessibile utilizzando la prenotazione degli ospiti di Flexopus. I dipendenti che aspettano ospiti o persone esterne possono prenotare in autonomia e in modo personalizzato postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi per conto terzi.
Crea prenotazione per gli ospiti
Prenotazioni o prenotazioni di postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi per gli ospiti possono essere effettuate da qualsiasi dipendente. Gli ospiti riceveranno quindi un invito via e-mail personalizzato con informazioni sull'orario di prenotazione, la descrizione della proprietà e la planimetria.
Creare profili utente temporanei
I dipendenti esterni, come i liberi professionisti, che lavorano con l'azienda da un periodo di tempo più lungo, possono ricevere un profilo utente temporaneo con una data di scadenza. Con il profilo utente temporaneo è possibile effettuare prenotazioni regolari durante il periodo di validità. I profili utente temporanei possono essere creati solo dagli amministratori.
Panoramica delle prenotazioni degli ospiti
Nell'area di amministrazione, tutte le prenotazioni possono essere visualizzate tramite la cronologia delle prenotazioni. Le prenotazioni degli ospiti sono contrassegnate in modo speciale in modo che gli amministratori abbiano sempre una panoramica delle prenotazioni degli ospiti effettuate in Flexopus.
Prenotazione camere ad hoc
Sale riunioni e cabine telefoniche possono essere prenotate in loco sul display, anche da parte degli ospiti. Le prenotazioni delle camere vengono registrate nel sistema a meno che non ci siano conflitti o altre prenotazioni. Scopri di più sulla nostra soluzione di visualizzazione di segnaletica digitale e sulla connessione Microsoft Exchange Online.
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Come funziona la prenotazione degli ospiti?
Tutto ciò di cui hai bisogno per prenotare gli ospiti in Flexopus è il nome, l'indirizzo email e facoltativamente il motivo della visita. Una volta inserite queste informazioni non resta che selezionare il rispettivo oggetto e la persona esterna verrà informata della prenotazione tramite email.
I casi d'uso specifici per la prenotazione degli ospiti sono diversi. Di seguito abbiamo elencato alcuni dei casi d'uso più comuni. In linea di principio potete utilizzare la funzione esattamente come richiedono le vostre esigenze aziendali interne.
- Workshop con i clienti
Desideri organizzare un workshop con i clienti in ufficio. Con la prenotazione degli ospiti prenoti gli oggetti adatti per i tuoi clienti e i tuoi colleghi potranno vedere sulla mappa live in quale parte dell'ufficio si svolgerà il workshop. - Candidati & Lavoro di esempio
Oltre ai clienti, anche i candidati sono sempre ospiti in azienda. Per garantire che sia disponibile un posto di lavoro per il lavoro di prova, questo può essere prenotato in anticipo. - Liberi professionisti & Altri dipendenti esterni
Nelle aziende agili capita spesso che freelance o altri dipendenti esterni siano in azienda a progetto e per un tempo limitato. Anche in questo caso potrebbe essere necessario riservare specifiche postazioni di lavoro tramite guest booking.
Segnaletica sulle porte per l'occupazione delle camere
