Reserva de invitados y gestión de visitantes
Administre fácilmente visitas externas en su entorno de trabajo flexible utilizando la reserva de invitados de Flexopus. Los empleados que esperan invitados o personas externas pueden reservar puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento para terceros de forma independiente y personalizada.
Crear reserva para invitados
Cualquier empleado puede crear reservas o reservas de estaciones de trabajo, salas de reuniones y espacios de estacionamiento para invitados. Luego, los huéspedes recibirán una invitación personalizada por correo electrónico con información sobre el momento de la reserva, la descripción de la propiedad y el plano de planta.
Crear perfiles de usuario temporales
Los empleados externos, como los autónomos que llevan más tiempo en la empresa, pueden recibir un perfil de usuario temporal con fecha de caducidad. Con el perfil de usuario temporal se pueden realizar reservas periódicas durante el periodo de validez. Solo los administradores pueden crear perfiles de usuario temporales.
Resumen de reservas de huéspedes
En el área de administración, todas las reservas se pueden ver a través del historial de reservas. Las reservas de huéspedes están especialmente marcadas para que los administradores tengan en todo momento una visión general de las reservas de huéspedes realizadas en Flexopus.
Reserva ad hoc de habitaciones
Incluso los huéspedes pueden reservar salas de reuniones y cabinas telefónicas directamente en el display. Las reservas de habitaciones se registran en el sistema a menos que haya conflictos u otras reservas. Obtenga más información sobre nuestra solución de visualización de señalización digital y la conexión Microsoft Exchange Online.
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¿Cómo funciona la reserva de huéspedes?
Todo lo que necesitas para reservar invitados en Flexopus es el nombre, la dirección de correo electrónico y, opcionalmente, el motivo de la visita. Una vez introducidos estos datos solo queda seleccionar el objeto respectivo y la persona externa será informada sobre la reserva por correo electrónico.
Los casos de uso específicos para la reserva de huéspedes son diversos. A continuación enumeramos algunos de los casos de uso más comunes. En principio, puede utilizar la función exactamente como lo requieran las necesidades internas de su empresa.
- Talleres con clientes
Le gustaría organizar un taller con clientes en la oficina. Con la reserva de invitados usted reserva objetos adecuados para sus clientes y sus colegas pueden ver en el mapa en vivo en qué parte de la oficina se lleva a cabo el taller. - Solicitantes & Trabajo de muestra
Además de los clientes, los solicitantes también son siempre invitados en la empresa. Para garantizar que haya un lugar de trabajo disponible para el trabajo de prueba, éste se puede reservar con antelación. - Autónomos & Otros empleados externos
En las empresas ágiles sucede a menudo que autónomos u otros empleados externos están en la empresa por proyectos y durante un tiempo. tiempo limitado. También en este caso puede ser necesario reservar puestos de trabajo específicos mediante la reserva de invitados.
Señales en las puertas para indicar la ocupación de la habitación.
