De COVID-19-pandemie heeft aangetoond dat een groot deel van het werk ook vanuit huis kan worden gedaan. Recente enquêtes bevestigen dat de meerderheid van de werknemers in de toekomst, althans gedeeltelijk, van thuis uit zou willen werken. Bedrijven hebben daarom nieuwe kantoorconcepten nodig. Want als werknemers slechts twee tot vier dagen op kantoor werken, hebben ze geen eigen bureau meer nodig: Desk sharing is het motto om slechts gedeeltelijk gebruikte werkplekken optimaal te benutten en zo uiteindelijk de vaste kosten te verlagen of kantoorruimte opnieuw in te richten.

Desk sharing, wat is dat eigenlijk?

Desk sharing, ook wel hot desking genoemd, beschrijft een manier om werkplekken te organiseren. In plaats van een vaste werkplek hebben werknemers zogenaamde „flexibele werkplekken”. Bureaus worden gedeeld en indien nodig bezet.

‍

Om ervoor te zorgen dat dit niet in chaos eindigt, is vooral één ding nodig: processen. Software voor het delen van bureaus kan helpen en het makkelijker maken om over te schakelen van je eigen bureau naar een gedeeld bureau. Bij de keuze van software voor het delen van bureaus moeten de volgende vijf punten in overweging worden genomen:

1. De software moet door alle medewerkers worden gebruikt intuïtief te gebruiken zijn.
2. De software moet ook ingeschakeld zijn mobiele apparaten bruikbaar zijn.
3. De software moet Aanpassingsopties aanbod.
4. De software moet Beveiliging van gegevens verzekeren.
5. De software moet Analyse-opties aanbod.

Intuïtieve bruikbaarheid

Om ervoor te zorgen dat werknemers het nieuwe shared desk-concept accepteren, is het belangrijk dat ze daardoor geen extra werk hebben. De software voor het delen van bureaus moet daarom eenvoudig, begrijpelijk en intuïtief te gebruiken zijn. Grafische representaties in de vorm van digitale plattegronden helpen hierbij. De flexibele werkplek moet met zo weinig mogelijk klikken kunnen worden geboekt — bij voorkeur vanaf elk apparaat.

Applicatie geoptimaliseerd voor mobiel gebruik

Het is niet ongebruikelijk dat een werknemer vergeet een baan te reserveren. Dit wordt meestal alleen opgemerkt in de trein of ter plaatse in het bedrijf. Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone op zak. Het is daarom des te belangrijker dat de applicatie voor het delen van bureaus ook werkt als een app op smartphones of tablets — naast klassieke boekingen via een laptop of desktop-pc.

Opties om aan te passen

Bedrijven zijn individueel en stellen daarom ook individuele vereisten voor hun boekingssysteem voor flexibele werkplekken. Om deze te kunnen implementeren, moet bij de keuze van software voor het delen van bureaus ervoor worden gezorgd dat basisinstellingen zoals maximale boekingsperioden, openingstijden van kantoorgebouwen of rolbeheer dienovereenkomstig kunnen worden gedefinieerd.

Beveiliging van gegevens

Software voor het delen van bureaus verzamelt noodzakelijkerwijs persoonlijke gegevens over werknemers. Het is daarom essentieel om ervoor te zorgen dat deze worden behandeld in overeenstemming met de GDPR en dat de gegevens worden beschermd tegen manipulatie, ongeoorloofde toegang of toegang door derden. Vraag uw desk sharing-provider naar het contract voor orderverwerking en de serverlocatie (bijvoorbeeld gehost in Duitsland).

Analytische functies

Om uiteindelijk vaste kosten te besparen of kantoorruimte opnieuw in te richten door middel van flexibele werkplekken, moet de software voor het delen van bureaus niet alleen een boekingssysteem zijn, maar ook analysemogelijkheden bieden. Want alleen dan kunt u de bezettingsgraad meten en het besparings- of herstructureringspotentieel identificeren. Een van de belangrijkste KPI's hierbij is de bezettingsgraad van individuele jobs.

Flexopus - De oplossing voor het delen van bureaus

Flexopus voldoet aan alle bovenstaande criteria voor eersteklas software voor het delen van bureaus. Met onze intuïtieve applicatie kunnen werknemers eenvoudig flexibele werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen boeken. We zijn er ook trots op dat we Duitse designprijs 2024 won in de categorie „Excellent Communications Design Apps”, wat de bruikbaarheid en het aantrekkelijke ontwerp van onze app onderstreept. Deze onderscheiding is een bewijs van onze toewijding om niet alleen veelzijdige maar ook esthetisch aantrekkelijke oplossingen te bieden. Flexopus is ook barrièrevrij in overeenstemming met internationale WCAG-normen.