Viele Menschen werden das Szenario kennen: Man nutzt eine neue Software oder eine neue App und lernt diese allmählich immer besser kennen. Während man sich mit den Gepflogenheiten der App vertraut macht, fallen einem immer wieder Dinge ein, die den Funktionsumfang verbessern könnten oder die Nutzbarkeit personalisierbarer gestalten.

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Ist man an diesem Punkt angelangt, gibt es nur wenige Optionen, die ein gewöhnlicher Nutzer*innen tun kann, um an sein gewünschtes Ziel zu gelangen. Man kann entweder auf Updates seitens des Herstellers warten, Feedback an die Entwickler geben und darauf hoffen, dass die Anbieter der App eben jenes umsetzen, oder man bindet, sofern im Funktionsumfang enthalten, externe Programme an die Software an.

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Sie merken schon: nur der letzte Fall legt die Verantwortlichkeit zur gewünschten Nutzung der genutzten App in die Hände der User*innen und deren Admins. Erfahren Sie nun, wie die Desk Sharing App Flexopus gemeinsam mit Office 365 via Microsoft Integration den Idealfall ganz einfach möglich macht.

Microsoft Integrationen mit Flexopus

Flexopus bietet eine ganze Reihe weit verbreiteter und überaus nützlicher Integrationen an, die das Arbeiten mit der Hot Desking Software deutlich vereinfachen. Hierzu gehört vor allem die Arbeitsplatzbuchung mit Microsoft Office 365. Es gibt zwar die Möglichkeit über Umwege ein Desk Booking System in Office 365 nutzbar zu machen, diese Lösung ist allerdings ziemlich technisch und wenig praktikabel für gewöhnliche User*innen. 

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Anders sieht es hingegen aus, wenn man das Desk Booking von Flexopus übernehmen lässt. Ob über die Microsoft Teams App, die sich nahtlos in das weit verbreitete Microsoft-Tool einfügt, oder die Kalendersynchronisation mit Outlook - Flexopus und Office 365 arbeiten Hand in Hand und sind dazu noch extrem einfach integrier- und nutzbar. Auch kann das Microsoft Active Directory zur einfachen Verwaltung und Pflege der Nutzer verknüpft werden.

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Sollten Sie bei der Einrichtung der Integration des Desk Booking Systems in Office 365 wider Erwarten trotzdem auf Probleme stoßen, bietet Flexopus durch seinen hervorragenden technischen Support unter support@flexopus.com schnelle Hilfestellung und sorgt somit dafür, dass sämtliche umsetzbare Wünsche einfach und zügig umgesetzt werden können. 

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Microsoft Teams Integration

Microsoft Teams ist die in Deutschland am weitesten verbreitete Software für kollaboratives Arbeiten in hybriden Teams. Dementsprechend sinnvoll ist es, die Kraft des Tools zu nutzen und das Desk Booking System Flexopus in Microsoft Teams möglich zu machen. 

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Flexopus ist übrigens aus dem offiziellen Microsoft Store downloadbar und dementsprechend auch eine von Office 365 offiziell anerkannte App, die sich nahtlos in die Teamsumgebung einfügt und das Hot Desk Booking System in Office 365 somit zum Kinderspiel macht.

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Der Vorteil ist klar: User*innen müssen ihre gewohnte Teams-Umgebung gar nicht mehr verlassen und können somit ihre Arbeitsplätze bequem über Microsoft Teams buchen. 

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Arbeitsplatzbuchung Office 365

Wie bereits vorhin ausgeführt, kann Flexopus als Desk Booking System in Office 365 agieren. Es gibt einige Anwendungsbeispiele, wie diese praktische Lösung den Alltag bei der Arbeit mit Microsoft Programmen erleichtert. 

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Erfahren Sie nun, welche Möglichkeiten Ihnen Flexopus als Office 365 Desk Booking System bietet und welche Office 365 Lösungen gemeinsam mit Flexopus möglich gemacht werden können.

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Outlook Add-in

Flexopus ist als Add-In in Outlook verfügbar. Somit können über die Outlook-Anwendung ebenfalls Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze gebucht werden, sodass das Desk Booking in Office 365 noch einfacher gehandhabt werden kann. 

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Des Weiteren können auch Lagepläne und Objekte direkt über Outlook eingesehen werden. Das führt dazu, dass der gewohnte Weg der Buchung über Outlook nicht verlassen werden muss, um ans Ziel zu gelangen.

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Microsoft Exchange Online Integration

Die Flexopus Microsoft Exchange Online Integration nutzt die Microsoft Graph API, um Besprechungsraumbuchungen zwischen Flexopus und Microsoft Office 365 automatisch zu synchronisieren. Nutzer*innen können Besprechungsräume in Flexopus buchen, die dann in ihrem Office 365 Kalender erscheinen. Diese Integration ist nur für die Cloud-Version von Microsoft Exchange verfügbar und ergänzt Outlook um Funktionen wie Ad-hoc-Buchungen und Raumverwaltung, während der gewohnte Buchungsprozess unverändert bleibt. Außerdem kann über die Anbindung von Flexopus direkt über Outlook in Räume ein und auschecken.

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Single-Sign-On mit Microsoft 

Mehrere Möglichkeiten, sich bei Onlinediensten anzumelden, können schnell verwirrend werden. Viele verschiedene Mailadressen, Passwörter und Portale und alles muss verwaltet und gespeichert werden, um Zugänge nicht zu verlieren.

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Um dieses Problem zu umgehen, gibt es die Möglichkeit des Single-Sign-On (SSO). Hierbei wird nicht in bekannter Manier die Kombination aus Nutzernamen und Passwort eingegeben, sondern ein externer Identity Provider hat die zur Anmeldung nötigen Daten vorliegen. Auch Microsoft führt eine Möglichkeit, sich mit nur einem Dienst in vielen verschiedenen Programmen einloggen zu können. Single Sign-On kann bequem mit unserer Office 365 OAuth 2.0 Integration verwendet werden und der Zugang mit einer gezielten Whitelist kontrolliert werden. 

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Microsoft Active Directory

Die Flexopus-Integration mit Microsoft AD FS über das SAML2-Protokoll ermöglicht eine einfache und sichere Single Sign-On (SSO) Lösung. Administratoren können in der AD FS-Admin-Konsole Flexopus als vertrauenswürdigen Partner einrichten, wodurch Benutzer*innen mit denselben Anmeldeinformationen auf Flexopus zugreifen können wie in anderen Unternehmenssystemen. Dies vereinfacht das Identitätsmanagement und erhöht die Sicherheit. Die Integration unterstützt auch optionale Gruppensynchronisationen, sodass Unternehmen Zugriffsrechte zentral verwalten und Benutzerkonten effektiv organisieren können.

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Nun folgt eine kurze Zusammenfassung über alle Protokolle, über die in Flexopus SSO verwendet werden kann:

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Microsoft O-Auth 2.0

Die Microsoft 365 OAuth SSO Integration von Flexopus ermöglicht es Nutzer*innen, sich sicher und einfach über ihre Microsoft 365-Konten bei Flexopus anzumelden. Sie nutzt das OAuth 2.0-Protokoll und vereinfacht den Zugang durch Single Sign-On (SSO). Administratoren können zudem eine Whitelist einrichten, um den Zugang auf bestimmte E-Mail-Domains zu beschränken, was die Sicherheit erhöht.

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SAML2

Die SAML2 SSO Integration von Flexopus ermöglicht eine sichere Authentifizierung über das SAML2-Protokoll. Benutzer*innen können sich mit ihren Unternehmensanmeldeinformationen anmelden, wodurch Zugriffsrechte zentral verwaltet und die Sicherheit erhöht werden. 

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SCIM

Mit der SCIM-Schnittstelle können Sie die Benutzerverwaltung zwischen Ihrem Azure AD und Flexopus besser automatisieren. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile. Unter anderem die Synchronisierung von Benutzergruppen, Übertragung von Benutzerprofilen vor dem ersten Login sowie automatisches Archivieren und Löschen von Nutzer:innen, welche das Unternehmen verlassen haben.

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Was sind also die Vorteile von Microsoft Office 365 und Flexopus?

Die Integration der Desk Sharing App Flexopus mit Microsoft Office 365 ermöglicht es Nutzenden, die Arbeitsplatzbuchungssoftware effektiv in ihre bereits genutzten Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und Microsoft Exchange Online zu integrieren. Dies erleichtert das Management von Buchungen für Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätzen erheblich, indem Nutzer*innen nahtlos innerhalb ihrer bekannten Umgebung arbeiten können. Mit der Möglichkeit, über Microsoft Active Directory und Single Sign-On (SSO) Nutzer*innen zentral zu verwalten und einen sicheren Zugriff zu gewährleisten, wird die Effizienz gesteigert und die Sicherheit erhöht. Flexopus bietet durch Microsoft Graph API eine Synchronisation von Buchungen und durch OAuth 2.0 und SAML2 zusätzliche Sicherheitsfeatures. Unternehmen profitieren von flexiblen, einfach zu implementierenden und sicheren Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern.

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Die wichtigsten Office 365 Desk Sharing Integrationen im Überblick:

• Integration von Flexopus mit Microsoft Office 365 (Teams, Outlook, Exchange)
• Single Sign-On (SSO) via Microsoft OAuth 2.0 und SAML2
• Zentrale Benutzerverwaltung über Microsoft Active Directory
• Unterstützung von Ad-hoc-Buchungen und Raumverwaltung
• Flexopus ist im Microsoft Store verfügbar

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Zusammenfassend lässt sich also folgendes festhalten:

1. Flexopus ermöglicht nahtlose Integration mit Microsoft Office 365 Anwendungen.
2. Benutzende können Arbeitsplätze und Räume direkt über Teams und Outlook buchen.
3. Single Sign-On (SSO) mit Microsoft erhöht die Sicherheit und vereinfacht den Zugang.
4. Microsoft Active Directory erlaubt zentrale Verwaltung von Nutzerinnen.
5. Flexopus bietet durch Microsoft Exchange eine automatische Synchronisation von Buchungen.
6. Technischer Support von Flexopus unterstützt bei der Integration und Problemen.