Besucherverwaltung leicht gemacht - mit dem Flexopus Visitor Management

Dank der immer vernetzter werdenden Arbeitswelt sind persönliche Treffen und shared spaces von immer größerer Bedeutung. In der Hektik des Alltags heißt es jetzt, ankommende Gäste willkommen zu heißen – ohne umständliche Prozesse. Mit dem Flexopus Visitor Management gelingt die Besucherverwaltung so einfach und unkompliziert wie nie zuvor.

Von der Einladung über die Anmeldung bis hin zum Check-in vor Ort – unser System sorgt für einen reibungslosen Ablauf und maximale Sicherheit. Egal, ob einmalige Besucher oder regelmäßige Geschäftspartner: Mit Flexopus behalten Sie stets den Überblick und machen den Empfang zu einem professionellen Erlebnis.

Was ist das Flexopus Visitor Management?

Das Flexopus Visitor Management ermöglicht Ihnen, Gäste im Büro papierlos zu erfassen. Die Software digitalisiert den gesamten Prozess der Besucherverwaltung – von der Anmeldung, über die Verifizierung bis zum Empfang vor Ort inklusive Protokollierung der Besuche. 

Die Gäste erhalten eine Einladung per Mail und können sich vorab verifizieren oder die notwendigen Schritte später vor Ort am Besucher-Kiosk durchführen. Zudem gibt es für den Empfang eine Übersicht aller Besucher in Echtzeit - inklusive Statistiken. Diese dient nicht nur zum Überblick und zu Verwaltungszwecken, sondern kann im Ernstfall auch bei sicherheitsrelevanten Themen zum Einsatz kommen. So kann im Ernstfall beispielsweise gegengeprüft werden, wer sich zum Zeitpunkt einer Evakuierung in den Büroräumen aufgehalten hat oder wer im Nachhinein erneut kontaktiert werden sollte.

Ablauf einer Besuchereinladung

Der Ablauf einer Besuchereinladung erfolgt intuitiv und ermöglicht so ein sinnvolles, regelmäßiges Nutzen des Tools. Innerhalb des Prozesses können zudem Anpassungen vorgenommen werden, um den Besucherempfang individuell zu gestalten, beispielsweise für das Unterzeichnen wichtiger Dokumente.
Der eigentliche Ablauf kann in einfache Schritte unterteilt werden, hier wird zwischen der Besucheranmeldung und einer konkreten Buchung für Besucher unterschieden:

Besucheranmeldung

1. Für einen Besucher buchen
2. Besucher auswählen oder neuen Besucher anlegen
3. Besucheranmeldung auswählen. Hier kann im gleichen Zug auch ein neuer Besucher angelegt werden
4. Buchungsdetails eintragen
5. Speichern
6. Der angelegte Besucher erhält per E-Mail eine Einladung mit allen nötigen Buchungsdetails, sowie einem personalisierten Code für die Anmeldung. Im Voraus können hier auch wichtige Dokumente wie Datenschutzinformationen oder Besucherrichtlinien eingesehen und akzeptiert werden. So wird die eigentliche Anmeldung am Besuchstag möglichst unkompliziert.

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Arbeitsplatz, Besprechungsraum oder Parkplatz für Besucher

1. Für einen Besucher buchen
2. Besucher auswählen oder neuen Besucher anlegen
3. Arbeitsplatz, Besprechungsraum oder Parkplatz auswählen
4. Normalen Buchungsprozess durchlaufen
5. Speichern
6. Der ausgewählte Besucher bekommt bei Bedarf eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen Buchungsdetails und kann über einen Link in der E-Mail zusätzlich Einblick in den Live-Plan erhalten. Somit kann der Besucher auch selbstständig nach der Anmeldung zu seiner gebuchten Ressource finden.
7. Die Gästebuchung wird jetzt in der persönlichen Buchungsübersicht angezeigt

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Besuchereinladungen und Gästebuchungen können zudem über den Admin-Bereich getätigt werden. Hier liegt ebenfalls eine Tages- und Gesamtübersicht über Gästebuchungen vor. 

Einstellungsmöglichkeiten für Besuchereinladungen

Über den Admin-Bereich können alle Besuchereinladungen eingesehen und verwaltet werden. Hier können auch nachträglich Änderungen in den Buchungs- oder Gastdetails vorgenommen werden und es ist eine Übersicht über alle Besucher ihres Unternehmens einzusehen. Somit müssen wiederkehrende Besucher nicht jedes Mal neu angelegt werden.
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Neben der allgemeinen Freischaltung des Moduls kann zudem verwaltet werden, ob die buchenden Nutzer Verwaltungsrechte über die Einladungen erhalten sollen. Somit kann die Verantwortlichkeit hier entweder aufgeteilt, oder auf einen Admin beschränkt werden.
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Die Einsicht in die nutzerübergreifende Besucherdatenbank kann ebenfalls beschränkt werden. So können Nutzer nur die Besucherprofile sehen und auswählen, die Sie auch selbst angelegt haben.
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In den Einstellungen lassen sich zudem der E-Mail-Begrüßungstext, die auszufüllenden Pflichtfelder oder die für den Besucher relevanten Unterlagen hinterlegen und bearbeiten.

Neben den Besuchereinladungen werden hier auch das optionale Kiosk-Terminal und die Option für Digital Signage freigegeben.

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Kiosk-Terminal und Digital Signage

Über das optionale Kiosk-Terminal und die damit verbundene Digital Signage wird der Empfang am Besuchstag schnell und unkompliziert. Der Einlass dient somit als zweite Schnittstelle für die Anmeldung und erfüllt gleich mehrere Funktionen:

Besuchereinlass:
Die per E-Mail-Einladung verschickten Codes können über ein am Empfang eingerichtetes Kiosk-Terminal erfasst und bestätigt werden. Somit kommen nur Besucher rein, die auch offiziell eingeladen wurden.

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Erfassen von Besucherdaten:

Sollten nicht alle Besucherdaten im Vorfeld ausgefüllt worden sein, können diese auch optional am Kiosk-Terminal nachgetragen werden. So wird jeder Besucher detailgetreu erfasst und kann persönliche Informationen auch selbst nachtragen.

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Ausfüllen wichtiger Dokumente:

Sollten wichtige Dokumente im Voraus vergessen worden sein oder wurden zwischen Einladung und Ankunft neue hinzugefügt, können diese auch beim Anmeldungsprozess digital signiert werden.

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Die Digital Signage Option erlaubt ihnen, direkt und papierlos Unterschriften zu erfassen. Beispiele hierfür wären allgemeine Geschäftsbedingungen, NDA’s oder Informationen zu Datenschutz oder Datenverarbeitung. Das spart Zeit, Platz und vereinfacht den gesamten Empfangsprozess, ohne Vorschriften zu verletzen oder wichtige Informationen zu vernachlässigen.

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Schutz der Besucherdaten

Bei Flexopus genießen Sie Datenschutz nach DSGVO. Dieser ist nicht nur bei der Verwaltung der Nutzer- und Firmendaten von allerhöchster Wichtigkeit, sondern auch beim Empfangen von Externen und der Nutzung des Visitor Managements. So werden gespeicherte nutzerbezogene Daten ausschließlich zweckgebunden gespeichert. 
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Flexopus ist hosted in Germany, alle Daten werden ausschließlich auf Servern der Hetzner GmbH in Bayern gespeichert. Sowohl die Hetzner GmbH, als auch Flexopus sind nach ISO27001 zertifiziert. Somit entsprechen alle Prozesse den höchsten IT-Sicherheitsverfahren und Informationssicherheits-Managementsystemen.
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Durch das Kiosk-Terminal und die Digital Signage schützen Sie nicht nur die Daten der Besucher, sondern auch ihre eigenen. So kann bei sensiblen Themen eine Verschwiegenheitserklärung direkt am Empfang unterzeichnet und digital erfasst werden. Firmeninterne Details bleiben somit geschützt, ohne dass sie die Möglichkeit eines persönlichen Besuchs verwehren müssen.
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Das Speichern der nutzerbasierten Analysedaten für die Erfassung der Besucher lässt sich zeitlich begrenzen. So sind Sie maximal flexibel aufgestellt und können den Anforderungen eines jeden Besuchers gerecht werden.

Vorteile des Visitor Managements

Hier sind die Vorteile des Flexopus Visitor Managements im Überblick:

Besuchereinladung: Externe können einfach per E-Mail-Benachrichtigung ins Büro eingeladen werden. Hier erhalten Sie alle nötigen Buchungsdetails und ihren persönlichen Einlasscode. Zudem können Sie wichtige Dokumente bereits im Voraus ausfüllen.

Digitale Besucherliste: Als Admin behalten Sie den Überblick über alle anwesenden Besucher. Gemeinsam mit der Nutzerliste kann so nachvollzogen werden, wer zu welchem Zeitpunkt im Büro war.

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Ein-/Auschecken: Die Check-in-Funktion erfüllt den gleichen Zweck wie die der normalen Nutzer. So kann überprüft werden, in welchem Zeitfenster eingeladene Besucher erschienen sind und es kommen nur Leute mit offizieller Einladung herein. 

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Kiosk-Terminal: Hier wird ein Tablet verwendet, um die Besuchererfassung so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Eingeladene Besucher können sich über den Einladungscode mühelos einchecken. So wird Papier und Personal gespart.

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Digital Signage: Wichtige oder vertrauliche Dokumente können direkt vor Ort per digitaler Unterschrift unterzeichnet werden. Eine papierlose Erfassung der Besucherzustimmung wird somit unkompliziert möglich gemacht.

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Fazit

Mit dem Flexopus Visitor Management wird der gesamte Besuchsprozess digitalisiert, optimiert und effizienter gestaltet. Von der einfachen Einladung per E-Mail über das schnelle und reibungslose Check-in bis hin zur digitalen Unterzeichnung wichtiger Dokumente – das System bietet eine flexible und professionelle Lösung für den Empfang und die Verwaltung ihrer Gäste.

Dabei überzeugt das Besuchermanagement nicht nur durch seine Benutzerfreundlichkeit, sondern auch durch höchste Sicherheitsstandards und eine DSGVO-konforme Datenspeicherung. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Besucherströme und können individuelle Zutrittsregelungen festlegen. Zusätzlich reduziert die Digitalisierung manuellen Verwaltungsaufwand, minimiert Fehlerquellen und sorgt für eine transparente Dokumentation aller Besucherbewegungen. 

Ob für kleine Unternehmen oder große Konzerne – mit Flexopus wird der Gästeempfang einfacher, smarter und professioneller, während gleichzeitig ein moderner und innovativer Workflow bewahrt wird. 

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