Gästebuchung & Besucherverwaltung
Verwalten Sie die Besuche externe Personen ganz einfach in Ihrer flexiblen Arbeitsumgebung mithilfe der Gästebuchung von Flexopus. Mitarbeitende, die Gäste oder externe Personen erwarten, können dafür eigenständig und personalisiert Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze für Dritte buchen.
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Buchung für Gäste erstellen
Reservierungen bzw. Buchungen von Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen für Gäste können von beliebigen Mitarbeitenden erstellt werden. Gäste erhalten daraufhin eine personalisierte E-Mail-Einladung mit Informationen über die Buchungszeit, Objektbeschreibung und den Etagenplan.
Temporäre Benutzerprofile erstellen
Externe Mitarbeitende wie FreiberuflerInnen, die über einen längeren Zeitraum im Unternehmen sind, können ein temporäres Benutzerprofil mit Ablaufdatum erhalten. Mit dem temporären Benutzerprofil können im Gültigkeitszeitraum regulär Buchungen vorgenommen werden. Temporäre Benutzerprofile können nur durch AdministratorInnen erstellt werden.
Übersicht von Gästebuchungen
Im Adminbereich können alle Buchungen über die Buchungshistorie eingesehen werden. Gästebuchungen sind dabei speziell markiert, sodass AdministratorInnen zu jeder Zeit einen Überblick über die getätigten Gästebuchungen in Flexopus haben.
Ad-hoc Buchung von Räumen
Besprechungsräume und Telefonboxen können vor Ort auf dem Display gebucht werden, auch durch Gäste. Raumbuchungen werden im System erfasst, sofern keine Konflikte oder andere Reservierungen vorliegen. Erfahren Sie mehr über unsere Digital Signage Display Lösung sowie die Microsoft Exchange Online Anbindung.
Wie funktioniert die Gästebuchung?
Alles, was Sie für die Gästebuchung in Flexopus benötigen, ist Name, E-Mail-Adresse und optional der Grund des Besuchs. Sind diese Informationen eingetragen, muss nur noch das jeweilige Objekt ausgewählt werden und die externe Person wird per Mail über die Buchung informiert.
Konkrete Anwendungsfälle für die Gästebuchung sind vielfältig. Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Use Cases aufgelistet. Prinzipiell können Sie die Funktion aber genauso nutzen, wie es Ihre unternehmensinternen Anforderungen verlangen.
- Workshops mit KundInnen: Sie möchten einen Workshop mit KundInnen im Büro veranstalten. Mit der Gästebuchung reservieren Sie geeignete Objekte für Ihre KundInnen und die KollegInnen sehen auf der Live-Map, in welchem Teil des Büros der Workshop stattfindet.
- BewerberInnen & Probearbeiten: Neben KundInnen sind auch immer wieder BewerberInnen zu Gast im Unternehmen. Damit für das Probearbeiten auch ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann dieser im Vorfeld reserviert werden.
- Freelancer & andere externe Mitarbeitende: In agilen Unternehmen kommt es häufig vor, dass Freelancer oder andere externe Mitarbeitende projektbezogen und zeitlich begrenzt im Unternehmen sind. Auch hier kann es notwendig sein, spezifische Arbeitsplätze via Gästebuchung zu reservieren.
Türschilder für Raumbelegung
