Gruppenverwaltung mit Flexopus
Mit der Flexopus Gruppenverwaltung können Sie Abteilungs- und Gruppenzugehörigkeiten innerhalb Ihrer Belegschaft abbilden. Das ermöglicht eine Vielzahl von Funktionen wie Zutrittsberechtigungen, Buchungslimitierungen und vieles mehr.
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Benutzer Gruppen zuweisen
Erstellen Sie Benutzergruppen in Flexopus und verknüpfen Sie Benutzerprofile mit Gruppen als AdministratorInnen oder Gruppen-ManagerInnen. Gruppen können in der Anwendung für Zutrittskontrolle und Buchungsregelungen verwendet werden.
Gruppen mit Büros verknüpfen
Blenden Sie mithilfe der Gruppenfunktion gewisse Gebäude und Etagen für spezifische Gruppen aus und verhindern Sie somit fehlerhafte Buchungen. Gibt es in Ihrem Gebäude beispielsweise eine gesamte Etage für die HR-Abteilung, welche mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeitet, können Sie diese Etage auch nur für Gruppenangehörige der HR freigeben.
Gruppen mit Objekten verknüpfen
Entscheiden Sie, welche Gruppen (oder Abteilungen) welche Arbeitsplätze, Parkplätze oder Besprechungsräume buchen dürfen. Gibt es in Ihrem Büro beispielsweise spezielle Arbeitsplätze für GrafikerInnen und DesignerInnen mit farbtreuen Monitoren und Grafiktabletts, können Sie diese Plätze auch nur für Mitarbeitende aus der Nutzergruppe “Grafik” freigeben.
Sie können auch eine mehrfache Zuordnung von Benutzergruppen konfigurieren. BenutzerInnen können gleichzeitig in mehrere Gruppen Mitglied sein. Benutzergruppen können auch mit mehreren Objekten und Etagen verknüpft werden. Eine mehrfache Gruppenzuordnung pro Objekt (Arbeitsplatz, Parkplatz oder Besprechungsraum) ist ebenfalls möglich. Entscheiden Sie als AdministratorIn oder Gruppen-ManagerIn, wer wo buchen kann!
Home Zones mit Zugriffsverwaltung
Mit der Gruppenverwaltung können zudem Home Zones erstellt werden. Beispiel: MANAGEMENT, STUDENTS & TRAINEES, SOFTWARE DEPARTMENT, LEGAL DEPARTMENT und FLEX QUIET ROOMS.
Wie funktioniert die Gruppenverwaltung?
Durch Benutzergruppen können Sie granular entscheiden, welche MitarbeiterInnen Objekte in spezifischen Bereichen ansehen und buchen dürfen. Durch intuitive Verwaltungs- und Integrationsmöglichkeiten von Flexopus können Sie die Zutrittsberechtigungen einfach als AdministratorIn oder Gruppen-ManagerIn bestimmen und verteilen.
- Zutrittsberechtigungen: Durch die Gruppenzuweisung können Berechtigungen auf Büro-, Etagen- und Objektebene bestimmt werden.
- Lokale Gruppen bei Flexopus: Benutzergruppen können lokal in der Flexopus Anwendung erstellt werden. Mitglieder der Gruppe können in Flexopus editiert werden.
- Externe Gruppen synchronisieren: Benutzergruppen können auch von einem IDP (z. B.: Azure AD, Okta, ADFS) mit SCIM oder als SAML2-Attribut synchronisiert werden. Mitglieder externer Gruppen werden in Flexopus dabei als “read only” hinterlegt.
Gruppen extern mit SCIM verwalten
Synchronisieren Sie ganz einfach Nutzergruppen aus Ihrer Identity Provider Plattform (z. B.: Azure Active Directory) mit Flexopus und sparen Sie sich die manuelle Gruppierung und Verwaltung von Benutzern. Alles was Sie dazu benötigen ist das Flexopus Zusatzmodul für SSO und SCIM.
Gruppen mit CSV & XLSX verwalten
Benutzerprofile können auch als CSV und XLSC Datei importiert und exportiert werden. Attribute wie Benutzergruppen, Abteilungszugehörigkeit, Funktion, Beschreibung und Name können einfach in tabellarischer Form verwaltet werden, falls Sie keinen Identity Manager Platform (wie Azure Active Directory) verwenden oder anbinden möchten.
Gruppen-ManagerIn bestimmen
Nutzende mit der Rolle “Gruppen-ManagerIn”, also beispielsweise die Teamleitung oder deren AssistenInnen, können einerseits administrative Tätigkeiten in der Gruppenverwaltung durchführen und Mitarbeitende zu Gruppen hinzufügen oder entfernen. Andererseits haben Sie die Möglichkeit, Buchungen für andere Mitarbeitende und Gruppen durchzuführen.
Rechte und Rollen verwalten
