Gruppenverwaltung mit Flexopus

Mit der Flexopus Gruppenverwaltung können Sie Abteilungs- und Gruppenzugehörigkeiten innerhalb Ihrer Belegschaft abbilden. Das ermöglicht eine Vielzahl von Funktionen wie Zutrittsberechtigungen, Buchungslimitierungen und vieles mehr.

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GRUPPENVERWALTUNG

Benutzer Gruppen zuweisen

Erstellen Sie Benutzergruppen in Flexopus und verknüpfen Sie die Benutzerprofile mit den Gruppen als Administrator oder Gruppen-Manager. Gruppen können in der Anwendung für Zutrittskontrolle und Buchungsregelungen verwendet werden.

Zutrittskontrolle AUF BÜRO- und ETAGENEBENE

Gruppen mit Büros veknüpfen

Blenden Sie mit Hilfe der Gruppenfunktion gewisse Gebäude und Etagen für spezifische Gruppen aus und verhindern Sie somit fehlerhafte Buchungen. Gibt es in Ihrem Gebäude beispielsweise eine gesamte Etage für die HR-Abteilung, welche mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeitet, können Sie diese Etage auch nur für Gruppenangehörige der HR freigeben.

Zutrittskontrolle auf Objektebene

Gruppen mit Objekten veknüpfen

Entscheiden Sie welche Gruppen (oder Abteilungen) welche Arbeitsplätze, Parkplätze oder Besprechungsräume buchen dürfen. Gibt es in Ihrem Büro beispielsweise spezielle Arbeitsplätze für Grafiker und Designer mit farbgetreuen Monitoren und Grafiktabletts, können Sie diese Plätze auch nur für Mitarbeiter aus der Nutzergruppe “Grafik” freigeben.

Flexopus Hinweis!

Sie können auch eine mehrfache Zuordnung von Benutzergruppen konfigurieren. Ein Benutzer kann gleichzeitig in mehrere Gruppen Mitglied sein.  Benutzergruppen können auch mit mehreren Objekten und Etagen verknüpft werden. Eine mehrfache Gruppenzuordnung pro Objekt (Arbeitsplatz, Parkplatz oder Besprechungsraum) ist ebenfalls möglich. Entscheiden Sie als Administrator oder Gruppen-Manager, wer wo buchen kann!

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Markus Merkle
Sales Manager
HOME ZONES

Home Zones mit Zugriffsverwaltung

Mit der Gruppenverwaltung können zudem Home Zones erstellt werden. Beispiel: MANAGEMENT, STUDENTS & TRAINEES, SOFTWARE DEPARTMENT, LEGAL DEPARTMENT und FLEX QUITE ROOMS.

Home Zones

Wie funktionieren die Gruppenverwaltung?

Durch Benutzergruppen können Sie granular entscheiden, welche Mitarbeiter Objekte in spezifischen Bereiche ansehen und buchen dürfen. Durch intuitive Verwaltungs- und Integrationsmöglichkeiten von Flexopus können Sie die Zutrittsberechtigungen einfach als Administrator oder Gruppen-Manager bestimmen und verteilen.

  • Zutrittsberechtigungen: Durch die Gruppenzuweisung können Berechtigungen auf Büro-, Etagen- und Objektebene bestimmt werden.
  • Lokale Gruppen bei Flexopus: Benutzergruppen können lokal in der Flexopus Anwendung erstellt werden. Mitglieder der Gruppe können in Flexopus editiert werden.
  • Externe Gruppen synchronisieren: Benutzergruppen können auch von einem IDP (z.B.: Azure AD, Okta, ADFS)  mit SCIM oder als SAML2 Attribut synchronisiert werden. Mitglieder externer Gruppen werden in Flexopus dabei als “read only” hinterlegt.
USER PROVISIONING

Gruppen extern mit SCIM verwalten

Synchronisieren Sie ganz einfach Nutzergruppen aus Ihrer Identity Provider Plattform (z.B: Azure Active Directory) mit Flexopus und sparen Sie sich die manuelle Gruppierung und Verwaltung von Benutzern. Alles was Sie dazu benötigen ist das Flexopus Zusatzmodul für SSO und SCIM.

BENUTZERLISTE EXPORTIEREN

Gruppen mit CSV & XLSX verwalten

Benutzerprofile können auch als CSV und XLSC Datei importiert und exportiert werden. Attribute wie Benutzergruppen, Abteilungszugehörigkeit, Funktion, Beschreibung und Name können einfach in tabellarischer Form verwaltet werden, falls Sie keinen Identy Manager Platform (wie Azure Active Directory) verwenden oder anbinden möchten.

ADMIN Berechtigung

Gruppen-Manager bestimmen

Nutzer mit der Rolle “Gruppen-Manager”, also beispielsweise Teamleiter oder deren Assistenten, können einerseits administrative Tätigkeiten in der Gruppenverwaltung durchführen und Mitarbeiter zu Gruppen hinzufügen oder entfernen. Andererseits haben Sie die Möglichkeit, Buchungen für andere Mitarbeiter und Gruppen durchzuführen.

FLEXOPUS TIPP

Rechte und Rollen verwalten

Flexopus bietet ein umfangreiches Rechte- und Rollenmanagement. Je nach Rolle variieren die Rechte zwischen der einfachen Buchung von Objekten über den Zugriff zum Backend bis hin zu administrativen Aufgaben wie dem Management von Personen, Standorten oder der globalen Konfiguration der Software.
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