Seit der Pandemie haben moderne Arbeitsplatzmodelle Einzug in den Arbeitsalltag gehalten – zur großen Freude vieler ArbeitnehmerInnen. Dennoch werden die Begriffe Home Office und mobiles Arbeiten oft synonym genutzt, was zu Verwirrungen führen kann. Daher fragen sich Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen: Was ist denn eigentlich der Unterschied zwischen Mobiles Arbeiten und Home Office?

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In diesem Artikel gehen wir nicht nur auf die Unterschiede ein, sondern erläutern auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen und steuerliche Aspekte beim mobilen Arbeiten vs. Home Office.

Mobiles Arbeiten vs Homeoffice: Was sind die Unterschiede?

Obwohl es sich sowohl beim mobilen Arbeiten als auch beim Home Office um Konzepte der Remote Work handelt, gibt es doch Unterschiede, die nicht außer Acht gelassen werden sollten. Prinzipiell lässt sich der Unterschied zwischen mobiler Arbeit und der Arbeit aus dem Home Office schnell erklären:

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• Home Office: Home Office bezieht sich auf die Arbeit von zu Hause aus, wobei MitarbeiterInnen ihre beruflichen Aufgaben außerhalb des traditionellen Büros erledigen.
• Mobiles Arbeiten: Mobiles Arbeiten bezeichnet die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus zu arbeiten – sei es von zu Hause, unterwegs oder an anderen Orten außerhalb des Büros, dank digitaler Technologien und mobiler Geräte.

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Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es viele Nuancen, die die beiden Konzepte voneinander abheben. Wie bereits erwähnt, bezieht sich der Begriff Home Office strikt auf die Arbeit von zu Hause aus. Dabei ist der Arbeitsplatz fest eingerichtet und bietet alle notwendigen Arbeitsmittel, um effektiv arbeiten zu können. 

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Aus diesem Heimbüro erledigen Sie Ihre beruflichen Aufgaben und sind in der Regel während der üblichen Arbeitszeiten für Ihr Unternehmen erreichbar. Entscheidend für das Konzept Home Office ist es, dass die Tätigkeit ausschließlich in der beim Arbeitgeber angemeldeten Wohnung passiert – spontan andere Arbeitsplätze zu wählen, ist beim Home Office nicht vorgesehen.

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Im Gegensatz dazu bezeichnet mobiles Arbeiten die Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Anders als bei der Arbeit aus dem Home Office ist der Arbeitsplatz beim mobilen Arbeiten also nicht festgelegt und kann beliebig gewählt und gewechselt werden – solange Sie Ihre Arbeit zeitgerecht erledigen und über die erforderlichen Arbeitsmittel wie Laptop, Smartphone und Internetverbindung verfügen. Aufgrund dessen ist dieser Ansatz besonders beliebt bei FreelancerInnen, Digitalnomaden und Selbstständigen.

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Der Hauptunterschied zwischen Home Office und mobilem Arbeiten liegt prinzipiell also in der Wahl des Arbeitsplatzes. Während im Home Office ausschließlich von der eigenen Wohnung aus gearbeitet wird, ist beim mobilen Arbeiten Flexibilität gefragt, da Sie Ihrer Tätigkeit nachgehen können, egal wo Sie sich gerade befinden.

Unterschied mobiles Arbeiten und Home Office: Rechtliche Rahmenbedingungen

Im Gegensatz zu traditionellen Arbeitsmodellen gibt es für Home Office und mobiles Arbeiten in den meisten Ländern keinen expliziten gesetzlichen Rahmen – so auch in Deutschland. Zwar diskutiert die Bundesregierung immer wieder rechtliche Rahmenbedingungen für mobile Arbeitskonzepte, bisher wurden aber keine Gesetze verabschiedet. 

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Aufgrund dessen ist die Implementierung und Ausgestaltung eine individuelle Angelegenheit, die durch Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern und ArbeitnehmerInnen gefestigt wird. 

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Wenn es in Ihrem Unternehmen also bisher noch keine Home Office Regelungen gibt, können Sie jederzeit an Ihren Arbeitgeber herantreten und Ihre Möglichkeiten diskutieren – allerdings unterliegt die Firma keiner Verpflichtung, den Home Office Wünschen Ihrer MitarbeiterInnen nachzukommen.

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Dennoch müssen bei der Einführung von Home Office und mobilem Arbeiten bestimmte rechtliche Aspekte berücksichtigt werden, denn auch wenn moderne Arbeitsplatzmodelle noch nicht gesetzlich verankert sind, handelt es sich nicht um rechtliches Niemandsland. Genau wie bei der Arbeit aus dem Büro sollten auch für mobile Arbeit oder Home Office wichtige Aspekte vertraglich festgehalten werden, darunter Arbeitszeitregelungen, Datenschutzbestimmungen, Flexibilität des Arbeitsplatzes und Arbeitssicherheit. 

Wie wirken sich Home Office und mobiles Arbeiten auf die Steuer aus?

Es liegt auf der Hand, dass die Arbeit aus dem Home Office zu höheren Kosten für ArbeitnehmerInnen führt – denn schließlich werden nicht die Ressourcen des Unternehmens genutzt, sondern die eigenen. Doch die gute Nachricht ist, dass es viele steuerliche Vorteile für mobiles Arbeiten oder die Arbeit aus dem Home Office gibt.

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Sowohl ArbeitnehmerInnen aus Deutschland, als auch Beschäftigte in Österreich und der Schweiz, haben Möglichkeiten, die aus dem Home Office entstehenden Mehrkosten steuerlich geltend zu machen. Entscheidend sind dafür die Regelungen zur sogenannten Home Office Pauschale.

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Durch diese Pauschale sollen Arbeitsmittel für das Home Office wie Computer, Drucker oder Büromöbel steuerlich abgedeckt werden. Ebenso berücksichtigt die Pauschale anteilige Miet- oder Nebenkosten, die durch die Arbeit von zu Hause entstehen. 

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Aktuell beläuft sich die Höhe der Home Office Pauschale in Deutschland auf 6 EUR pro Tag im Home Office. Als ArbeitnehmerIn können Sie höchstens 210 Home Office Tage pro Jahr geltend machen, also maximal 2.160 EUR.

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Je mehr Home Office Tage Sie verzeichnen können, desto höher ist auch die steuerliche Begünstigung. Aber selbst wenn Sie nur hin und wieder aus dem Home Office arbeiten oder einer mobilen Arbeit nachgehen, sollten Sie die steuerlichen Vorteile keinesfalls vernachlässigen. 

Was sind die Vor- und Nachteile von Home Office und mobilem Arbeiten?

Sowohl die Tätigkeit im Home Office als auch mobiles Arbeiten haben zahlreiche Vorzüge – sowohl für ArbeitnehmerInnen als auch für Arbeitgeber. Dennoch ist es wichtig, die potenziellen Herausforderungen zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die innovativen Arbeitsmodelle optimal genutzt werden.

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Vorteile für Unternehmen:

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• Flexibilität: Als Unternehmen können Sie durch mobile Arbeit auf eine größere Auswahl an Talenten zugreifen, da diese nicht mehr an geografische Standorte gebunden sind. Durch Desk Sharing Plattformen wie Flexopus können Sie Ihre Teams dennoch effizient und transparent verwalten.
• Kosteneinsparungen: Die Reduzierung der Bürofläche und damit verbundener Kosten bedeutet erhebliche Einsparungen. 
• Höhere Produktivität: Viele Unternehmen berichten von einer gesteigerten Produktivität ihrer Teams, da diese in ihrer vertrauten Umgebung effizienter arbeiten und durch die bessere Work-Life-Balance zufriedener sind.

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Nachteile für Unternehmen:

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• Kommunikation: Da persönliche Treffen reduziert sind, muss die Abstimmung über virtuelle Kanäle erfolgen. Durch entsprechende Tools kann diese Herausforderung jedoch minimiert werden.
• Technische Herausforderungen: Zweifelsohne erfordert die Möglichkeit des Home Office mehr technische Planung. Die Bereitstellung von Technologie für mobiles Arbeiten ist dank Desk Sharing Software jedoch kein Problem mehr.

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Vorteile für MitarbeiterInnen:

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• Flexibilität: ArbeitnehmerInnen haben die Möglichkeit, ihre Arbeit flexibler zu gestalten und ihre Arbeitszeit besser an ihre persönlichen Bedürfnisse anzupassen.
• Bessere Work-Life-Balance: Die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht es Angestellten, Arbeit und persönliches Leben besser zu vereinbaren und somit eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Durch das Wegfallen des Arbeitsweges sparen ArbeitnehmerInnen viel Zeit und Geld.

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Nachteile für MitarbeiterInnen:

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• Ablenkungen: Im Home Office kann es leichter zu Ablenkungen kommen, sei es durch Haushaltsaufgaben, Familie oder persönliche Angelegenheiten.
• Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwimmen: Ohne klare Trennung zwischen Arbeitsplatz und Zuhause haben einige Menschen Schwierigkeiten, nach Feierabend abzuschalten und sich zu erholen.

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Für die meisten Menschen ist klar, dass die Vorteile die Nachteile überwiegen. Der Schlüssel zum Erfolg ist es, sich der Herausforderungen klar zu sein und möglichen Problemen frühzeitig entgegenzuwirken.

Fazit

Sowohl Home Office als auch mobiles Arbeiten sind wichtige Arbeitsmodelle, die Unternehmen und MitarbeiterInnen Flexibilität und Effizienz bieten – vorausgesetzt, sie werden richtig umgesetzt und verwaltet. Der Unterschied zwischen mobilem Arbeiten und Home Office liegt in der Definition von Arbeitsort und Flexibilität. Während das Home Office ein fester Arbeitsort außerhalb des Unternehmens ist, erlaubt mobiles Arbeiten eine flexiblere Gestaltung des Arbeitsortes, der sich je nach Bedarf ändern kann. Beide Konzepte bieten Vor- und Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden müssen.