Ob es um Onboarding neuer MitarbeiterInnen, das Absolvieren von Schulungen oder die Abwicklung von Projekten geht — mobiles Arbeiten gehört mittlerweile zum Alltag. Das Onboarding neuer MitarbeiterInnen im Homeoffice, auch als digitales Onboarding bekannt, erfreut sich wachsender Beliebtheit und ist insbesondere im Kontext von Remotearbeit zunehmend unverzichtbar. Ein erfolgreicher und reibungsloser Onboarding Prozess trägt dazu bei, dass sich die neuen Teammitglieder willkommen und wertgeschätzt fühlen und bereit sind, ihr Bestes zu geben. Doch was kennzeichnet einen guten digitalen Onboarding Prozess?

Was genau ist digitales Onboarding?

Unter digitalem Onboarding versteht man den Prozess der Integration neuer Teammitglieder in das Unternehmen mithilfe digitaler Tools und Technologien. Dabei können Online-Plattformen, Software und virtuelle Kommunikationskanäle eingesetzt werden, um den Onboarding-Prozess zu automatisieren und so effizienter zu gestalten. Anders als beim traditionellen Onboarding werden beim digitalen Onboarding Aufgaben wie das Ausfüllen von Unterlagen und die Zusammenarbeit mit KollegInnen ortsunabhängig durchgeführt.

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Millennials und die Generation Z sind in einer digitalen Umgebung aufgewachsen und erwarten daher, dass der Einstellungsprozess diese moderne Lebensweise widerspiegelt. Ein stark digitalisierter Onboarding-Prozess vermittelt von Anfang an das Gefühl, dass das Unternehmen zukunftsorientiert ist und weiß, was die MitarbeiterInnen wollen.

Diese 7 Tipps helfen bei einem digitalen Onboarding Prozess

Die Herausforderungen der Remotearbeit erfordern innovative Ansätze, um den Einstieg in die virtuelle Arbeitsumgebung nahtlos zu gestalten. In diesem Zusammenhang präsentieren wir Ihnen sieben wertvolle Tipps, die Ihnen helfen können, einen reibungslosen und positiven digitalen Onboarding-Prozess zu etablieren:

1. Verwendung einer Onboarding Plattform

Um einen nahtlosen digitalen Onboarding Prozess zu gewährleisten, ist es wichtig, eine umfassende Onboarding Plattform zu nutzen. Solche Plattformen bieten eine Reihe von Tools und Funktionen, die zur Automatisierung des Prozesses beitragen können, z. B. die Unterzeichnung von Dokumenten, E-Learning-Module und interaktive Checklisten, und sollten auch an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Beschäftigten angepasst werden können.

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Videokonferenz Softwares wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet eignen sich besonders gut für das Remote Onboarding. So kann nicht nur der unmittelbare Vorgesetzte die neuen Beschäftigten am ersten Arbeitstag persönlich begrüßen, sondern es kann sich auch sofort das gesamte Team vorstellen. Videokonferenzen überbrücken die räumliche Distanz virtuell und ermöglichen es so, trotz allem Zusammenhalt und Teamgeist aufzubauen.

2. Einen klaren Fahrplan aufstellen

Das digitale Onboarding kann für neue Beschäftigte überwältigend sein, insbesondere wenn sie mit den Prozessen und Verfahren des Unternehmens nicht vertraut sind. Ein eindeutiger Fahrplan für den Onboarding Prozess kann diesen Stress verringern und sicherstellen, dass die neuen MitarbeiterInnen wissen, was sie erwartet.

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Der Plan sollte die verschiedenen Phasen des Onboarding Prozesses erläutern, einschließlich aller Fristen und Erwartungen an die neuen MitarbeiterInnen. Er sollte auch Informationen über die Kultur, die Werte und die Mission des Unternehmens enthalten, damit das neue Teammitglied die allgemeinen Ziele des Unternehmens versteht.

3. MentorInnen begleiten die neuen MitarbeiterInnen vom ersten Tag an

MentorInnen, die den neuen MitarbeiterInnen zur Seite stehen, ist von großem Nutzen. Diese dienen als Ratgeber und Ressource für die neuen Teammitglieder und bieten Unterstützung, Anleitung, Ratschläge und Einblicke in die Unternehmenskultur, Prozesse und Erwartungen. Diese MentorInnenbeziehung fördert das Gefühl der Zugehörigkeit, beschleunigt die Lernkurve und sorgt für eine reibungslosere Einarbeitung der neuen MitarbeiterInnen.

4. Regelmäßige und transparente Kommunikation

Eine der größten Herausforderungen beim digitalen Onboarding ist der Mangel an persönlicher Interaktion. Um dies zu überwinden, ist eine häufige und transparente Kommunikation mit neuen MitarbeiterInnen während des gesamten Onboarding Prozesses unerlässlich.

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Dies kann über verschiedene Kanäle geschehen, z. B. Videokonferenzen, Instant Messaging und E-Mail. Regelmäßige Besprechungen mit den neuen Teammitgliedern können ihnen helfen, sich unterstützt und mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten.

5. Virtuelle Schulungen anbieten

Einer der Vorteile des Remote-Onboardings ist die Möglichkeit, neuen MitarbeiterInnen virtuelle Schulungsmöglichkeiten zu bieten. Dazu können E-Learning-Module, Webinare und Online-Kurse gehören, die den neuen MitarbeiterInnen helfen, die Fähigkeiten zu entwickeln, die sie für den Erfolg in ihrer Rolle benötigen.

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Digitale Schulungen sind aus mehreren Gründen nützlich: Zum einen bieten sie Flexibilität, da die MitarbeiterInnen in ihrem eigenen Tempo auf Schulungsmaterialien und -ressourcen zugreifen können, wodurch die Notwendigkeit entfällt, persönliche Schulungssitzungen zu planen. Zum anderen lassen sich virtuelle Schulungen leicht aktualisieren und erweitern, um neuen und wachsenden Needs gerecht zu werden. Und schließlich bieten Online- oder digitale Schulungen oft interaktive und ansprechende Elemente wie Videos, Quizfragen und Simulationen, die den Lernerfolg steigern und die Wissensvermittlung verbessern können.

6. Persönliche Entwicklung fördern

Hat das Unternehmen erst einmal exzellente Talente gefunden und an Bord geholt, sind Schulung und persönliche Entwicklung der Schlüssel, um sie zu halten. Ein umfassendes Programm zur MitarbeiterInnenbindung ist ein Muss, um die Fluktuation zu verringern. Darüber hinaus geben interne Beförderungen den MitarbeiterInnen ein Gefühl der Wertschätzung und zeigen, dass sie ein wichtiger Teil des Unternehmenserfolgs sind. Entwicklungsstrategien sollten auf die spezifischen Bedürfnisse und Wünsche der neuen Teammitglieder zugeschnitten werden, was dazu beitragen kann, dass sie sich in ihrer Rolle engagierter fühlen.

7. Feedback einholen und optimieren

Schließlich ist es wichtig, während des gesamten Onboarding-Prozesses das Feedback der neuen MitarbeiterInnen einzuholen und es zu nutzen, um den Prozess im Laufe der Zeit zu verbessern. Dies kann durch Umfragen, Fokusgruppen oder persönliche Gespräche mit den neuen MitarbeiterInnen geschehen.

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Durch das Einholen von Feedback können Unternehmen Bereiche identifizieren, in denen der Einführungsprozess verbessert werden könnte, und Änderungen vornehmen, um sicherzustellen, dass neue Angestellte in Zukunft eine bessere Erfahrung machen. Dies kann zu einer Steigerung des Engagements, der Produktivität und der MitarbeiterInnenbindung führen.

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Mitarbeiteiterentwicklung bei Flexopus

Bei Flexopus nehmen wir die persönliche Entwicklung sehr ernst. Alle MitarbeiterInnen bei Flexopus haben ein Budget — in Form von Zeit und Geld — pro Jahr, das für Weiterbildung ausgegeben werden kann und soll. Darüber hinaus organisieren wir interne Schulungen zu aktuellen Themen, engagieren Coaches und besuchen Messen und Fachveranstaltungen.

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Auch durch unser Engagement als Ausbildungspartner der IU - Internationale Hochschule und als offizieller IHK-Ausbildungsbetrieb schaffen wir Raum für neue Talente, die bei Flexopus die nächsten Schritte gehen können.

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Fazit

Digitales Onboarding kann Unternehmen viele Vorteile bieten, aber es erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung, um erfolgreich zu sein. Durch den Einsatz einer umfassenden Onboarding Plattform, einer häufigen und transparenten Kommunikation, eines klaren Fahrplans, virtueller Schulungen und Weiterbildungen sowie durch die Einholung von Feedback können Unternehmen sicherstellen, dass neue MitarbeiterInnen ein positives Remote-Onboarding Erlebnis erfahren und auf ihre neuen Aufgaben bestens vorbereitet sind.

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