Die moderne Arbeitslandschaft hat einen tiefgreifenden Wandel erfahren, der insbesondere durch das Aufkommen der COVID-19-Pandemie beschleunigt wurde. Auf dem Weg in die Ära der hybriden Arbeit, in der Remote- und Büroarbeit aufeinandertreffen, ist es wichtig, innovative Lösungen zu finden, um leere Büros zu vermeiden und den Nutzen von Geschäftsräumen zu maximieren.

Wie hat sich die Anwesenheit im Büro seit der Pandemie verändert?

Die Pandemie hat einen neuen Standard für die Arbeit eingeführt: die Hybridarbeit. Nach Angaben des Münchner Ifo-Instituts ist dieses flexible Modell zur Norm geworden und ermöglicht es den Beschäftigten, Fern- und Büroarbeit effektiv zu vereinbaren. Schon vor der Pandemie war eine 100%-ige Anwesenheit im Büro aufgrund von Faktoren wie Urlaub, Krankheitstagen und Geschäftsreisen selten. "Aktuell sind 12,3 % aller Arbeitsplätze vor Ort an einem durchschnittlichen Tag wegen Homeoffice nicht ausgelastet. Vor Corona im Jahr 2019 waren es nur 4,6%, sagt ifo-Experte Simon Krause. "Der Anteil der ungenutzten Arbeitsplätze in den Büros hat sich also etwa verdreifacht." Das hybride Arbeiten erkennt den Bedarf an Flexibilität an, und die herkömmliche Vorstellung, dass alle gleichzeitig im Büro sind, verändert sich.

Auswirkungen auf den Immobilienmarkt

Die Verlagerung hin zum hybriden Arbeiten hat nicht nur unsere Arbeitsweise verändert, sondern auch Auswirkungen auf den Immobilienmarkt gehabt. Die Nachfrage nach traditionellen Büroflächen hat einen Paradigmenwechsel erlebt. Die Unternehmen bewerten nun ihren Raumbedarf neu und legen dabei immer mehr Wert auf Flexibilität und Kosteneffizienz. Diese Entwicklung hat Auswirkungen auf Gewerbeimmobilien und beeinflusst Vermietungstrends und Immobilienwerte.

Raumoptimierung mit Desk Sharing

Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um die Nutzung von Büroflächen zu optimieren, und Desk Sharing hat sich dabei als bahnbrechend erwiesen. Desk Sharing ermöglicht es den MitarbeiterInnen, die Büroflächen nach Bedarf zu nutzen und verhindert so das Szenario leerer Büros. Flexopus, ein innovatives Desk Sharing-Tool, erweist sich in diesem Zusammenhang als unschätzbar wertvoll. Hier ist der Grund dafür:

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• Dynamische Zuweisung von Arbeitsplätzen: Flexopus ermöglicht eine dynamische Aufteilung der Arbeitsplätze auf der Grundlage des tatsächlichen Belegungsbedarfs. Mit dem Live Plan haben MitarbeiterInnen immer die aktuelle Belegung ihres Büros im Blick. 
• Ressourceneffizienz: Durch die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen können Unternehmen den Bedarf an überschüssigem Büroraum deutlich reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Das Smart Analytics-Feature von Flexopus überwacht dabei die Objektauslastung, um fundierte Entscheidungen zur Raumoptimierung zu ermöglichen.‍
• Nahtlose Integration: Flexopus fügt sich nahtlos in bestehende Büroinfrastrukturen ein und ermöglicht so einen reibungslosen und effizienten Übergang zum Desksharing. Z. B. lässt sich Flexopus in MS Teams und MS Outlook integrieren. ‍
• Benutzerfreundliches Interface: Die benutzerfreundliche Oberfläche von Flexopus optimiert die Desk Sharing-Erfahrung für MitarbeiterInnen und Management gleichermaßen. Ein aufwendiges Onboarding ist nicht erforderlich – Sie können direkt durchstarten.

Leere Büros in attraktive Räumlichkeiten umwandeln

Eine innovative Folge des Desk Sharing-Trends ist die mögliche Umwandlung leer stehender Büros in vielseitige Räumlichkeiten. Die geringere Nachfrage nach großen, zweckgebundenen Büroflächen ermöglicht die Umnutzung von Gewerbeimmobilien. Städte beginnen bereits, diese Chance zu nutzen und wandeln ungenutzte Büroflächen in dynamische Coworking-Hubs, Gemeinschaftszentren oder andere wichtige Einrichtungen um.

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• Anpassungsfähige Wiederverwendung: Leerstehende Büroräume können so umgestaltet werden, dass sie den sich wandelnden Bedürfnissen der Gemeinschaft gerecht werden, wodurch ein dynamischeres und reaktionsfähigeres städtisches Umfeld gefördert wird.
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• Gemeinschaftliche Zusammenarbeit: Coworking Spaces, die aus ehemaligen Büros entstanden sind, fördern die Zusammenarbeit, die Vernetzung und die gegenseitige Bereicherung von Ideen unter verschiedenen Fachleuten.
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• Nachhaltige Stadtentwicklung: Die Umwandlung leerstehender Büros in multifunktionale Räume steht im Einklang mit den Zielen der nachhaltigen Stadtentwicklung, denn sie fördert die Ressourceneffizienz und reduziert den CO2-Fußabdruck, der mit herkömmlichen Büroräumen verbunden ist.

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Leere Räume können auch dazu genutzt werden, die Erfahrungen der MitarbeiterInnen im Unternehmen zu verbessern. Es gibt zahlreiche Beispiele dafür, wie diese Büroräume umgestaltet werden können. Zu den kreativen und großartigen Lösungen gehören:

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• Widmen Sie den Raum dem Sport und dem Wohlbefinden
• eine Küche oder eine Kaffee-Ecke einrichten
• Bereiche für teambildende Aktivitäten (z. B. Kletterwand oder Brettspiele)
• Eröffnung eines Lern- und Schulungszentrums usw.
• Sofaecke mit Smart-TV und Spielekonsole  zum Entspannen

Schlussfolgerung

Die Optimierung von Büroräumen durch Desk Sharing wird zu einer Schlüsselstrategie in der sich wandelnden Arbeitswelt. Flexopus steht an der Spitze dieser Bewegung und bietet ein leistungsfähiges Werkzeug, um Desk Sharing-Prozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Flexibilität am Arbeitsplatz zu erhöhen. Die Umwidmung leerstehender Büros in lebendige Gemeinschaftsräume zeigt das Potenzial für eine dynamische und nachhaltige Stadtentwicklung. Die Zukunft der Arbeit ist dynamisch, und mit innovativen Lösungen können wir Herausforderungen in Chancen verwandeln und sicherstellen, dass Büroräume auch in den kommenden Jahren lebendig und zweckmäßig bleiben.