Gästebuchung & Besucherverwaltung

Verwalten Sie die Besuche unternehmensfremder Personen ganz einfach in Ihrer flexiblen Arbeitsumgebung mithilfe der Gästebuchung von Flexopus. Mitarbeitende, die Gäste oder externe Personen erwarten, können dafür eigenständig und personalisiert Arbeitsplätze und Parkplätze buchen.

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Gastbuchung

Buchung für Gäste erstellen

Reservierungen bzw. Buchungen von Arbeitsplätzen und Parkplätzen für Gäste können von beliebigen Mitarbeitenden erstellt werden. Gäste erhalten daraufhin eine personalisierte E-Mail-Einladung mit Informationen über die Buchungszeit, Objektbeschreibung und den Etagenplan.

EXETRNER MitARBEITER

Temporäre Banutzerprofile erstellen

Externe Mitarbeiter wie Freiberufler, die über einen längeren Zeitraum im Unternehmen sind, können ein temporäres Benutzerprofil mit Ablaufdatum erhalten.  Mit dem temporären Benutzerprofil können im Gültigkeitszeitraum regulär Buchungen vorgenommen werden. Temporäre Benutzerprofile können nur durch Administratoren erstellt werden.

Gäste Verfolgen

Übersicht von Gästebuchungen

Im Adminbereich können alle Buchungen über die Buchungshistorie eingesehen werden. Gästebuchungen sind dabei speziell markiert, sodass Administratoren zu jeder Zeit einen Überblick über die getätigten Gästebuchungen in Flexopus haben.

TÜRSCHILder und DIPLAYS FÜR RAUMBELEGUNG

Ad-hoc Buchung von Räumen

Besprechungsräume und Telefonboxen können auch vor Ort auf dem Display durch Gäste gebucht werden. Raumbuchungen werden im System erfasst, sofern keine Konflikte oder andere Reservierungen vorliegen. Erfahren Sie mehr über unsere Digital Signage Display Lösung sowie die Microsoft Exchange Online Anbindung.

Türschilder Raumbelegung
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Markus Merkle
Sales Manager

Wie funktioniert die Gästebuchung?

Alles, was sie für die Gästebuchung in Flexopus benötigen, ist Name, E-Mail-Adresse und optional der Grund des Besuchs. Sind diese Informationen eingetragen, muss nur noch das jeweilige Objekt ausgewählt werden und die externe Person wird per Mail über die Buchung informiert.

Konkrete Anwendungsfälle für die Gästebuchung sind vielfältig. Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Use Cases aufgelistet. Prinzipiell können Sie die Funktion aber genauso nutzen, wie es Ihre unternehmensinternen Anforderungen verlangen.

  • Workshops mit Kunden: Sie möchten einen Workshop mit Kunden im Büro veranstalten. Mit der Gästebuchung reservieren Sie geeignete Objekte für Ihre Kunden und die Kollegen sehen auf der Live-Map, in welchem Teil des Büros der Workshop stattfindet.
  • Bewerber & Probearbeiten: Neben Kunden sind auch immer wieder Bewerber zu Gast im Unternehmen. Damit für das Probearbeiten auch ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, kann sollte dieser im Vorfeld reserviert werden.
  • Freelancer & andere externe Mitarbeiter: In vielen Firmen kommt es häufig vor, dass Freelancer oder andere externe Mitarbeiter projektbezogen und zeitlich begrenzt im Unternehmen sind. Auch hier kann es notwendig sein, spezifische Arbeitsplätze via Gästebuchung zu reservieren.
FLEXOPUS TIPP

Türschilder für Raumbelegung

Verknüpfen Sie Besprechungsräume und Telefonboxen mit den digitalen Türschildern von Flexopus, um den Belegungsstatus von Räumen auf einen Blick zu erkennen & Buchungen vor Ort in wenigen Sekunden zu erstellen.
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