Globale Einstellungen & Personalisierung
Die Desk Sharing App Flexopus passt sich dank vielfältigen und granularen Individualisierungsmöglichkeiten genau an Ihr Unternehmen an. Individualisieren Sie den Buchungsprozess, Datenschutz, Privatsphäre, Benachrichtigungen und vieles mehr nach Ihren spezifischen Anforderungen.
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Einschränkungen von Buchungen
Individualisieren Sie den Buchungsprozess und passen ihn genau an Ihre spezifischen Bedürfnisse an: Bestimmen Sie beispielsweise, an welchen Wochentagen und in welchen Zeiträumen gebucht werden kann. Auch der Zeitpunkt, ab wann im Voraus gebucht werden darf, kann limitiert werden.
Sichtbarkeit der Benutzerdaten
Flexopus legt größtmöglichen Wert auf Datenschutz, Datensicherheit und Privatsphäre. Daher können Sie individuell festlegen, ob die Klarnamen Ihrer MitarbeiterInnen im Frontend ersichtlich sind oder nicht. Zudem kann die Entscheidung auch an die Mitarbeitenden übergeben werden: Diese bestimmen dann selbst, ob Ihre Klarnamen angezeigt werden. Stimmen Sie diese Einstellung mit den Datenschutzbeauftragten und/oder Betriebsrat ab.
Anonymisierung von Daten
Personalisierte Daten werden in Flexopus nur so lange gespeichert, wie ein Zweck für die Datenverarbeitung besteht. Personenbezogene Buchungsdaten können daher nach einer frei wählbaren Zeitspanne automatisch vom System anonymisiert werden. Beispielsweise kann es für das Nachvollziehen von Infektionsketten von Vorteil sein, Buchungsdaten 14 Tage lang aufzubewahren.
SSO - Single Sign On
Serienbuchungen
Legen Sie fest, ob Ihre MitarbeiterInnen Serienbuchungen vornehmen können. Sind Serienbuchungen freigeschaltet, können diese täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt werden. Entweder für eine gewisse Anzahl an Terminen oder bis zu einem bestimmten Datum. Standardmäßig ist die Einstellung deaktiviert.
Datenschutz und Privatsphäre
Neben dem obligatorischen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Artikel 28 Abs. 3 DSGVO stellen wir Ihnen gerne eine Muster-Datenschutzerklärung für Ihre Flexopus-Instanz bereit. Zudem können Sie eine eigene Erklärung verwenden und entscheiden, ob eine Einwilligung pro MitarbeiterIn nötig ist. Flexopus ist DSGVO-konform in Deutschland gehostet, Ihre Daten werden weder mit Dritten geteilt, noch verlassen sie das Land.
Benachrichtigungen und E-Mails
Entscheiden Sie global für Ihre gesamte Organisation, ob Sie Buchungsbestätigungen per E-Mail an Ihre MitarbeiterInnen versenden möchten. Optional kann eine .ical-Datei zur Bestätigung hinzugefügt werden, die die Buchung in den persönlichen Kalender integriert. Mitarbeitende können im persönlichen Profil dann für sich selbst entscheiden, ob sie Benachrichtigungen per Mail erhalten möchten.
Corporate Identity & Personalisierung
Passen Sie Flexopus an Ihre Corporate Identity an. Dabei können Sie beispielsweise das Unternehmenslogo hochladen und Firmenangaben definieren. Über personalisierte Etagenpläne und Grundrisse hinaus können Sie Bilder Ihrer Büros hinterlegen, um den Buchungsprozess noch intuitiver und transparenter machen.
Integrationen mit Flexopus
